Logiciel de gestion et automatisation pour les agences immobilières
La même annonce ressaisie sur cinq portails, les acheteurs rapprochés des biens à la main, les compromis préparés pièce par pièce et les relances de gestion locative qui attendent la fin de semaine. Nous automatisons ce qui se répète pour que vos négociateurs restent sur le terrain.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Dans une agence immobilière, le temps se perd entre les outils plutôt que sur le terrain. La même annonce existe en cinq exemplaires, le rapprochement entre un bien et un acheteur se fait de mémoire, les pièces d'un compromis se rassemblent une par une et les relances de gestion locative attendent qu'on ait le temps. Agence Okapi ne remplace pas votre logiciel de transaction : nous le connectons à vos portails, à votre signature électronique et à votre comptabilité. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, nous nous déplaçons dans le Limousin et nous intervenons à distance partout en France.
Ce qui coûte le plus dans une agence
Une annonce, cinq portails
Un changement de prix, une photo remplacée, un bien passé sous compromis : chaque modification se ressaisit sur chaque portail. Entre deux mises à jour, les versions divergent, et un prospect appelle sur un prix qui n'existe plus.
Le rapprochement se fait de mémoire
Les acheteurs en recherche sont dans un fichier, les mandats dans un autre. Le rapprochement dépend de qui se souvient de quoi, et un bien qui correspondait à trois acquéreurs part sans qu'ils aient été prévenus.
Les relances locatives passent en dernier
Loyers en retard, régularisations de charges, travaux à valider, assurances à renouveler. Ces relances rapportent moins qu'une transaction, donc elles attendent, et le retard se transforme en litige.
Neuf cas d'usage concrets pour l'immobilier
Voici ce que nous mettons en place dans les agences, de la diffusion à la gestion locative. Chaque carte indique le gain de temps observé et le délai de mise en service. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Diffusion des annonces sur tous les portails
Un changement saisi une fois se propage partout. Les versions cessent de diverger entre portails.
1 h 15 gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
01
Diffusion des annonces sur tous les portails
Ce qu'on nous décrit
La même annonce vit sur cinq portails, et chaque modification de prix, de photo ou de statut se ressaisit cinq fois. Entre deux mises à jour, un prospect appelle sur une information périmée.
Ce qu'on met en place
Une saisie unique dans votre logiciel, répercutée automatiquement sur l'ensemble de vos portails, statut compris. Un bien passé sous compromis disparaît partout en même temps.
Comment ça se passe
Raccordement à vos portails et à votre logiciel de transaction, validation sur un lot de mandats témoins.
Ce que ça change
Les annonces sont cohérentes partout, et les appels sur des informations périmées cessent.
Outils mobilisés : Make, n8n
02
Rapprochement entre biens et acheteurs
Un nouveau mandat alerte les acquéreurs dont les critères correspondent, le jour même.
1 h 45 gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
02
Rapprochement entre biens et acheteurs
Ce qu'on nous décrit
Les acheteurs en recherche et les mandats vivent dans deux listes. Le rapprochement dépend de la mémoire du négociateur, et un bien peut partir sans que les acquéreurs concernés aient été prévenus.
Ce qu'on met en place
Les critères de chaque acquéreur sont enregistrés une fois. Un nouveau mandat déclenche automatiquement la liste des correspondances, et un message part vers les acquéreurs concernés après votre validation.
Comment ça se passe
Reprise de votre fichier acquéreurs, définition des critères de rapprochement, écriture des messages avec vous.
Ce que ça change
Chaque nouveau bien est présenté le jour même aux bons acquéreurs, sans dépendre de qui s'en souvient.
Outils mobilisés : Make, Pipedrive, Brevo
03
Dossiers de signature préparés automatiquement
Compromis, mandats et baux se constituent depuis vos données, prêts à partir en signature électronique.
1 h gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
03
Dossiers de signature préparés automatiquement
Ce qu'on nous décrit
Un compromis se prépare en rassemblant des pièces qui existent déjà dans le dossier, puis en les recopiant dans un modèle. Une pièce manquante se découvre souvent au moment de l'envoi.
Ce qu'on met en place
Le document se génère depuis les données du dossier, avec les pièces rattachées et un contrôle de ce qui manque avant envoi. Il part ensuite en signature électronique, et le dossier se met à jour à la signature.
Comment ça se passe
Reprise de vos modèles, paramétrage de la liste de pièces par type d'acte, raccordement à votre outil de signature.
Ce que ça change
La préparation d'un acte passe de vingt minutes à quelques minutes, et les allers-retours pour pièce manquante disparaissent.
Outils mobilisés : Make, n8n, Google Drive
04
Relances locataires et propriétaires
Loyers en retard, régularisations, assurances à renouveler : la relance part au bon moment, seule.
1 h 15 gagnée par semaineEn service en 1 à 2 semaines
04
Relances locataires et propriétaires
Ce qu'on nous décrit
Les relances de gestion locative rapportent moins qu'une transaction, donc elles passent en dernier. Le retard s'installe et finit en litige, ce qui coûte bien plus que le temps économisé.
Ce qu'on met en place
Des séquences par motif, loyer impayé, régularisation de charges, attestation d'assurance à renouveler, déclenchées à la bonne date et interrompues dès réception. Les cas non résolus remontent dans une liste courte.
Comment ça se passe
Raccordement à votre logiciel de gestion, écriture des messages par motif, lancement sur les encours.
Ce que ça change
Les relances cessent de dépendre de la charge de la semaine, et les retards se traitent avant de devenir des litiges.
Outils mobilisés : Make, Brevo, Pennylane
05
Avis de valeur saisis sur place
Le négociateur saisit le bien pendant la visite, sur tablette. Le document se génère au format de l'agence.
2 à 4 h gagnées par semaineEn service en 6 à 8 semaines
05
Avis de valeur saisis sur place
Ce qu'on nous décrit
Un avis de valeur se prend en notes sur place, puis se ressaisit au bureau dans un modèle. Sur deux cents avis par an, à une demi-heure ou une heure chacun, c'est plusieurs semaines de travail qui ne sont facturées à personne. Et une mesure mal relevée oblige à retourner sur place.
Ce qu'on met en place
Une application de saisie terrain reprenant la structure de votre avis de valeur : désignation et cadastre, pièces par étage, mesurage, descriptif du gros œuvre, annexes, évaluation, photos et mentions légales. Elle fonctionne hors connexion, ce qui compte dans les logements vides, et génère le document final au format de l'agence.
Comment ça se passe
Reprise de votre modèle d'avis de valeur, construction de l'application sur mesure, une heure de prise en main par négociateur.
Ce que ça change
L'avis de valeur sort au retour de visite, sans ressaisie, et le mandant le reçoit le jour même plutôt que la semaine suivante.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Drive
06
Photos et pièces de visite centralisées
Photos, états des lieux et relevés se rangent dans le dossier du bien, depuis le téléphone, sur place.
1 h gagnée par semaineEn service en 2 semaines
06
Photos et pièces de visite centralisées
Ce qu'on nous décrit
Les photos de visite, les états des lieux et les relevés de compteurs sont pris sur le téléphone du négociateur et transférés plus tard, quand ils le sont. Un état des lieux égaré se paie à la sortie du locataire.
Ce qu'on met en place
Une saisie mobile rattachée au bien, avec photos horodatées et champs préremplis. Elle fonctionne sans réseau, ce qui compte dans les logements vides et les sous-sols.
Comment ça se passe
Choix de l'outil, paramétrage des modèles d'état des lieux, une demi-heure de prise en main par négociateur.
Ce que ça change
Le dossier d'un bien est complet sans retour au bureau, et une contestation se règle avec des éléments datés.
Outils mobilisés : Airtable, Google Drive
07
Réponse immédiate aux demandes de visite
Une demande venue d'un portail déclenche un accusé de réception avec créneaux et une fiche acquéreur.
1 h gagnée par semaineEn service en 1 à 2 semaines
07
Réponse immédiate aux demandes de visite
Ce qu'on nous décrit
Les demandes arrivent de cinq portails dans autant de boîtes mail, pendant que les négociateurs sont en visite. Rappeler le lendemain revient souvent à arriver après une autre agence.
Ce qu'on met en place
Les demandes de tous les portails arrivent au même endroit, déclenchent un accusé de réception proposant des créneaux de visite, une alerte au négociateur du secteur, et la création d'une fiche acquéreur avec ses critères.
Comment ça se passe
Raccordement des boîtes de réception des portails, écriture des messages, raccordement à votre agenda.
Ce que ça change
Le prospect a une réponse dans la minute, et aucune demande ne se perd entre deux portails.
Outils mobilisés : Make, Calendly, Pipedrive
08
Tableau de bord des mandats et du portefeuille
Mandats en cours, âge de chaque bien, visites réalisées, compromis signés, honoraires à venir.
2 h gagnées par moisEn service en 3 à 4 semaines
08
Tableau de bord des mandats et du portefeuille
Ce qu'on nous décrit
Savoir quels mandats vieillissent, lesquels n'ont pas eu de visite depuis un mois et ce qui est attendu en honoraires demande de recouper plusieurs écrans, donc ne se fait pas souvent.
Ce qu'on met en place
Un tableau de bord alimenté automatiquement par votre logiciel, avec l'âge des mandats, le nombre de visites par bien, les compromis en cours et les honoraires prévisionnels par mois.
Comment ça se passe
Deux heures d'atelier pour définir vos indicateurs, raccordement aux sources, une heure de prise en main.
Ce que ça change
Les mandats qui stagnent se repèrent avant leur échéance, et la prévision d'honoraires devient fiable.
Outils mobilisés : Airtable, Google Sheets, Notion
09
Compte rendu de visite envoyé au propriétaire
Après chaque visite, le mandant reçoit un compte rendu court, rédigé depuis les notes du négociateur.
Mandants rassurésEn service en 1 à 2 semaines
09
Compte rendu de visite envoyé au propriétaire
Ce qu'on nous décrit
Un propriétaire qui n'a pas de nouvelles pense que son bien n'est pas défendu, et c'est la première cause de mandat non renouvelé. Les comptes rendus se font quand il reste du temps.
Ce qu'on met en place
Le négociateur saisit trois éléments après la visite, le compte rendu part au mandant dans la foulée, et un récapitulatif mensuel reprend les visites et les retours reçus.
Comment ça se passe
Paramétrage de la saisie courte, écriture du modèle de compte rendu avec vous, mise en service.
Ce que ça change
Le mandant est informé sans relancer, ce qui pèse directement au moment du renouvellement.
Outils mobilisés : Make, Brevo
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre logiciel de transaction fait son métier, nous faisons le reste
Les logiciels immobiliers couvrent le mandat, le fichier acquéreurs et la gestion locative. Notre rôle commence au raccordement : les portails de diffusion, la signature électronique, la comptabilité, les visites sur le terrain et le tableau de bord du portefeuille. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée, sauf si l'outil en place bloque réellement, et nous le disons à ce moment-là.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
n8n
Automatisation open source, hébergeable sur vos serveurs
Pipedrive
CRM centré sur le pipeline de vente
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Google Drive
Stockage et partage de fichiers en ligne
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Calendly
Prise de rendez-vous en ligne automatisée
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Notion
Wiki, bases de données et gestion de projets
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste derrière
Trois mois de corrections sans refacturation, puis joignables par téléphone.
Ce que vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Ce document vous appartient, que vous donniez suite ou non. Et si nous ne pouvons pas vous aider, nous vous le disons.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre logiciel de transaction. Nous raccordons ce que vous avez déjà plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Références
Notre étude de cas en agence immobilière est en cours de formalisation. Une application de saisie terrain sur tablette, destinée aux avis de valeur, a été chiffrée pour une agence de Tulle. Demandez-nous nos références en secteurs voisins lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les agences
Vous vous connectez à quels portails ?
À ceux que vous utilisez déjà, dès lors qu'ils acceptent une diffusion automatisée, ce qui est le cas des principaux. Nous vérifions portail par portail au moment du diagnostic, et nous vous disons lesquels resteront en saisie manuelle.
Faut-il changer de logiciel immobilier ?
Non, et c'est rarement souhaitable. Votre logiciel gère bien le mandat et le fichier, nous le raccordons au reste. Quand un outil du marché répond mieux à un besoin que vous avez, nous le présentons avec ce qu'il apporte et ce qu'il coûte, et la décision reste la vôtre.
Mes négociateurs sont rarement au bureau.
C'est précisément ce qui oriente le choix des outils. Une saisie entre deux visites doit se faire depuis un téléphone, en quelques secondes, et fonctionner sans réseau dans un logement vide. Nous testons avec un négociateur avant de déployer.
Et les données personnelles des acquéreurs et locataires ?
C'est une question à poser avant de démarrer. Selon la sensibilité des données, le traitement peut rester sur des serveurs hébergés en Europe, et les accès se règlent par rôle. Nous présentons les options et ce qu'elles impliquent.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC selon son ampleur. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une semaine type, votre organisation entre transaction et gestion, et ce qui vous prend du temps. Il n'y a pas de présentation commerciale. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré. Ce document vous appartient, signé ou pas.
Parlons de votre semaine type
Décrivez-nous votre fonctionnement, nous identifions ce qui peut être automatisé chez vous et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.