Logiciel de gestion pour organisme de formation et preuves au fil de l'eau
Un dossier administratif complet par session, des formulaires différents selon le financeur, des évaluations relancées une par une et des preuves rassemblées la veille de l'audit. Nous automatisons ce qui entoure l'animation pour que votre temps retourne à la pédagogie.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Un organisme de formation est jugé sur ce qu'il peut prouver. Chaque session animée doit laisser derrière elle une convention, une convocation, un programme, une feuille d'émargement par demi-journée, une attestation et un certificat de réalisation, et chaque circuit de financement réclame son propre assemblage de ces pièces. Agence Okapi met en place les outils adaptés à votre besoin et vous aide à les adopter. Votre dossier de session se produit depuis la session elle-même, avant le premier jour. Vos relances d'évaluation partent à échéance et leur taux de réponse se lit par session. Vos pièces justificatives se classent au fil de l'eau, au lieu d'être reconstituées à l'approche d'un contrôle. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, et nous intervenons à distance partout en France.
Ce que l'obligation de preuve coûte en temps de gestion
Chaque session produit son dossier complet
Convention ou contrat, convocation, programme, émargement par demi-journée, attestation de fin, certificat de réalisation. Quarante-cinq minutes d'assemblage par session, cinq sessions par semaine, soit trois heures quarante-cinq qui ne forment personne.
Autant de dossiers que de circuits de financement
Un OPCO, le compte personnel de formation, une entreprise en direct, un financeur public : les pièces attendues et les formulaires diffèrent à chaque fois. Le montage se reprend presque de zéro selon qui paie la session.
La preuve manquante se découvre trop tard
Un émargement non signé, une évaluation jamais relancée, un taux de réponse qu'aucun document n'établit. Le trou apparaît à l'audit de surveillance Qualiopi ou au contrôle du financeur, quand il n'est plus possible de le combler.
Huit cas d'usage pour un organisme de formation certifié Qualiopi
Voici ce que nous mettons en place chez les organismes de formation, du dossier de session au pilotage. Chaque carte indique le gain de temps observé. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Dossier de session produit avant le premier jour
Convention, convocation, programme, émargement et attestation sortent de la session déclarée, dans vos modèles.
2 h 40 gagnées par semaine
01
Dossier de session produit avant le premier jour
Ce qu'on nous décrit
Le dossier s'assemble document par document, en partant du précédent et en remplaçant les noms, les dates, le lieu et les objectifs. Quarante-cinq minutes par session, et une coquille sur un intitulé se retrouve ensuite dans six pièces.
Ce qu'on met en place
Vous déclarez la session une fois : intitulé, dates, demi-journées, lieu, formateur, participants, financeur. Les pièces se produisent depuis ces informations, dans vos modèles et votre mise en page, et partent aux bons destinataires. Le certificat de réalisation se prépare dès que les présences sont relevées.
Comment ça se passe
Reprise de vos modèles de documents tels que vous les utilisez, mise en service sur une session réelle puis sur un mois complet.
Ce que ça change
Le dossier existe avant que la formation commence, et les intitulés sont les mêmes d'une pièce à l'autre parce qu'ils viennent du même endroit.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Drive
02
Émargement signé sur place, présences relevées
Chaque demi-journée se signe depuis un téléphone ou une tablette, et l'état des signatures se lit en direct.
Présences relevées sans feuille à ressaisir
02
Émargement signé sur place, présences relevées
Ce qu'on nous décrit
La feuille circule en papier, se signe parfois en fin de journée pour la demi-journée du matin, puis se scanne et se ressaisit. Une signature manquante est une demi-journée que le financeur peut refuser de payer.
Ce qu'on met en place
Un lien de signature par demi-journée, utilisable sur téléphone, avec la liste des participants attendus. Les signatures manquantes sont visibles pendant que la salle est encore pleine. Le relevé alimente le certificat de réalisation et le décompte des heures stagiaires.
Comment ça se passe
Paramétrage de vos sessions et de vos demi-journées, essai sur une formation, ajustement de la trame signée.
Ce que ça change
L'émargement cesse d'être un papier à retrouver, et les heures facturables reposent sur un relevé daté.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Workspace
03
Évaluations relancées à échéance, taux de réponse suivi
Les questionnaires partent à la fin de la session puis quelques mois après, et les relances sont tracées.
1 h 05 gagnée par semaine
03
Évaluations relancées à échéance, taux de réponse suivi
Ce qu'on nous décrit
Le questionnaire de fin de session s'envoie à la main quand on y pense, celui qui arrive plusieurs mois plus tard s'oublie, et le taux de réponse ne se calcule qu'en comptant les lignes d'un tableur. Le référentiel attend une collecte à fréquence pertinente avec un dispositif de relance démontré, et l'audit de surveillance regarde ce point de près.
Ce qu'on met en place
Les envois se déclenchent sur la date de fin et sur l'échéance que vous retenez pour l'évaluation différée. Les relances partent aux participants qui n'ont pas répondu, et chaque envoi laisse sa trace. Les réponses se consolident par session et par formation, avec le taux de réponse et les non-réponses.
Comment ça se passe
Reprise de vos questionnaires existants, choix des échéances et du nombre de relances, lancement sur les sessions du mois.
Ce que ça change
Le dispositif de relance est démontrable, et la synthèse par formation se lit sans dépouiller un tableur.
Outils mobilisés : Brevo, Make, Airtable
04
Dossier de financement préparé par circuit
Les pièces attendues par le financeur sont rassemblées et préremplies, il ne reste que le dépôt.
45 min gagnées par semaine
04
Dossier de financement préparé par circuit
Ce qu'on nous décrit
Un OPCO, le compte personnel de formation, une entreprise en direct et un financeur public ne demandent ni les mêmes pièces ni les mêmes formulaires. Le montage se refait selon qui paie, et un dossier incomplet revient trois semaines plus tard.
Ce qu'on met en place
Chaque circuit a sa liste de pièces, posée une fois. À la création de la session, le dossier du bon circuit se constitue avec les pièces disponibles et signale celles qui manquent encore. Les informations déjà connues sont préremplies. La saisie finale sur le portail du financeur reste votre geste, c'est pourquoi la moitié du temps seulement est comptée comme récupérable.
Comment ça se passe
Un atelier pour écrire vos listes de pièces par financeur, contrôle sur un dossier déjà déposé pour vérifier qu'il ne manque rien.
Ce que ça change
Le dossier est complet avant le dépôt, et les retours pour pièce manquante deviennent l'exception.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Drive
05
Facturation et subrogation suivies jusqu'au paiement
La facture part dès la preuve de réalisation complète, et les encours se relancent sans y penser.
1 h 05 gagnée par semaine
05
Facturation et subrogation suivies jusqu'au paiement
Ce qu'on nous décrit
La facture attend que l'émargement et le certificat soient complets, puis le paiement attend le financeur. Entre les deux, le suivi vit dans un tableur, et la relance se fait quand la trésorerie rappelle qu'elle manque.
Ce qu'on met en place
La facture se prépare depuis la session soldée, avec le détail des heures réalisées et la référence du dossier de financement. Les encours se classent par âge et par financeur, et les relances se déclenchent aux échéances que vous fixez, avec un message différent selon l'interlocuteur.
Comment ça se passe
Raccordement à votre facturation, écriture des messages de relance avec vous, lancement sur les encours en cours.
Ce que ça change
Les relances cessent de dépendre de la charge de la semaine, et l'écart entre session soldée et paiement reçu devient visible.
Outils mobilisés : Pennylane, Make, Google Sheets
06
Preuves classées par session, disponibles en contrôle
Émargements, évaluations, programmes et certificats se rangent au même endroit, session par session.
50 min gagnées par semaine
06
Preuves classées par session, disponibles en contrôle
Ce qu'on nous décrit
Les pièces vivent dans la messagerie, sur un disque partagé et dans deux dossiers nommés différemment. Préparer un audit ou répondre à un contrôle de financeur consiste à les retrouver une par une, pour des sessions animées dix mois plus tôt.
Ce qu'on met en place
Chaque session ouvre son classement, et les pièces s'y rangent à mesure qu'elles existent : programme, convention, émargements signés, évaluations, certificat, factures. Les pièces manquantes sont listées. L'extraction d'un dossier de session se fait en une opération, pour un auditeur comme pour un financeur.
Comment ça se passe
Reprise de votre arborescence et de vos conventions de nommage, rattrapage des sessions de l'exercice en cours.
Ce que ça change
Les preuves ne se reconstituent plus avant l'échéance, parce qu'elles sont classées le jour où elles sont produites. Nous rendons les pièces disponibles et ordonnées, la conformité restant l'affaire de votre organisme certificateur.
Outils mobilisés : Google Drive, Airtable, Make
07
Bilan pédagogique et financier constitué au fil de l'eau
Heures stagiaires, effectifs et recettes par type de financement s'additionnent toute l'année.
Déclaration annuelle sans reconstitution
07
Bilan pédagogique et financier constitué au fil de l'eau
Ce qu'on nous décrit
La déclaration annuelle demande des totaux par nature de financeur, par public et par heures réalisées. Ces chiffres existent, répartis entre la facturation, les émargements et un tableur de sessions, et se rassemblent au printemps dans l'urgence de l'échéance.
Ce qu'on met en place
Les compteurs se mettent à jour à chaque session soldée : heures stagiaires, nombre de participants, recettes ventilées par circuit de financement, part de la sous-traitance. La photographie de l'exercice se lit à tout moment, et la déclaration se remplit en recopiant des totaux déjà calculés.
Comment ça se passe
Reprise du dernier bilan déposé pour vérifier que les compteurs retombent sur les mêmes chiffres, puis mise en service.
Ce que ça change
La campagne de déclaration cesse d'être une semaine de reconstitution, et les totaux sont les mêmes que ceux de votre comptabilité.
Outils mobilisés : Google Sheets, Airtable, Pennylane
08
Remplissage des sessions et marge par formation
Inscriptions, taux de remplissage, coût des formateurs et recettes par formation se lisent au même endroit.
Décision d'ouvrir une session en une minute
08
Remplissage des sessions et marge par formation
Ce qu'on nous décrit
Décider d'ouvrir, de reporter ou d'arrêter une formation demande de croiser les inscriptions, les coûts de formateur et de salle, et ce que le financeur accepte de payer. La réponse se construit de tête, et la session faiblement remplie s'anime quand même.
Ce qu'on met en place
Un suivi alimenté par vos sessions et votre facturation : inscriptions par rapport à la jauge, échéance d'ouverture, coût des intervenants, recettes par formation et par circuit de financement. Le seuil en dessous duquel une session n'est pas rentable est posé une fois.
Comment ça se passe
Deux heures d'atelier pour choisir les indicateurs et les seuils, raccordement aux sources, une heure de prise en main.
Ce que ça change
Le report d'une session se décide sur un chiffre plutôt qu'au ressenti, et le catalogue se construit sur ce qui se remplit.
Outils mobilisés : Google Sheets, Make, Airtable
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre logiciel de formation fait son métier, nous faisons le reste
Les outils du secteur sont construits autour du cycle de la session : documents réglementaires, émargement électronique, suivi des indicateurs du référentiel Qualiopi. Ils couvrent bien ce périmètre, et un organisme équipé et satisfait n'a donc pas grand-chose à attendre de nous dessus. Notre rôle commence sur ce qu'ils ne portent pas : l'organisme qui tourne encore sur un traitement de texte et un tableur, le raccordement entre l'outil métier et la comptabilité, les formateurs sous-traitants, les listes de pièces propres à chaque financeur, le pilotage du remplissage. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
Google Drive
Stockage et partage de fichiers en ligne
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste disponible
Trois mois de corrections offertes, puis joignables par téléphone.
Vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre logiciel métier. Nous travaillons sur ce qu'il ne couvre pas plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Référence
Nous n'avons pas encore livré de mission dans un organisme de formation, et l'écrire est plus utile que de raconter un cas voisin. Les mécaniques décrites ci-dessus sont celles que nous mettons en place ailleurs : production de documents depuis une source unique chez un artisan du bâtiment, relances automatiques et suivi d'encours dans une entreprise du paysage, classement de pièces justificatives chez un kinésithérapeute. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les organismes de formation
Est-ce que vous garantissez notre conformité Qualiopi ?
Non, et personne d'autre qu'un organisme certificateur accrédité ne peut le faire. Ce que nous livrons est différent : vos preuves existent, elles sont classées par session et elles sont extractibles le jour où on vous les demande. Les dispositifs de relance de vos évaluations deviennent démontrables. L'appréciation de votre conformité reste l'affaire de votre auditeur.
Nous utilisons déjà Digiforma ou Dendreo. Qu'est-ce que vous ajoutez ?
Si votre outil couvre vos documents, votre émargement et votre suivi d'indicateurs, et que vous en êtes satisfait, nous ne cherchons pas à le remplacer. Nous intervenons sur ce qui reste à côté : le raccordement à votre comptabilité, la commande et la facturation de vos formateurs sous-traitants, les listes de pièces propres à chaque financeur, le pilotage du remplissage et de la marge. Au diagnostic, nous regardons d'abord ce que votre outil sait déjà exposer.
Je suis formateur indépendant, seul. Est-ce que ça me concerne ?
Oui, et c'est même le cas où une heure récupérée se voit le plus, puisqu'une heure passée sur un dossier est une heure qui n'est ni animée ni vendue. Le périmètre utile est plus petit : le dossier de session et les relances d'évaluation suffisent souvent. Les cas d'usage de structure, sous-traitance et pilotage de catalogue, ne vont pas dans votre plan.
Mettez-vous en place une plateforme de formation en ligne ?
Ce n'est pas notre métier et nous le disons avant de commencer. Nous travaillons sur la gestion qui entoure la formation, pas sur l'hébergement et la diffusion des contenus pédagogiques. Si votre besoin est une plateforme de contenus, les éditeurs du secteur le font mieux que nous, et nous pouvons raccorder la vôtre à votre gestion.
Faut-il changer nos modèles de documents ?
Non. Nous reprenons vos conventions, vos convocations et vos attestations telles que vous les utilisez, avec votre mise en page et vos formulations. Ce qui change est l'origine des informations qu'elles contiennent : elles viennent de la session déclarée une fois, et non d'un document précédent recopié.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure, comme un espace d'inscription propre à votre catalogue, se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine, et ce qu'il représente en euros sur l'année.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire le cycle d'une session, de la demande au paiement : qui monte le dossier, ce qui se retape d'un document à l'autre, quelles pièces manquent le plus souvent. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré, signé ou pas.
Parlons du cycle d'une de vos sessions
Décrivez-nous comment une session se monte chez vous, nous identifions ce qui peut être automatisé et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.