Logiciel de gestion et automatisation pour les garages et carrosseries
Le téléphone sonne pendant que vous êtes sous une voiture, les rendez-vous se notent sur un carnet, les clients ne reviennent pas pour leur révision et les pièces commandées se suivent de tête. Nous automatisons le poste d'accueil pour que l'atelier reste à l'atelier.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Dans un garage, le temps perdu ne se voit pas dans l'atelier mais au comptoir. Une personne prend les appels, remplit le planning, rappelle les clients, relance les fournisseurs et édite les devis, et ce poste sature bien avant les baies de travail. Agence Okapi ne remplace pas votre logiciel de gestion d'atelier : nous le connectons à votre planning, à votre facturation et à vos clients, pour que les tâches de comptoir se fassent seules. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, nous nous déplaçons dans le Limousin et nous intervenons à distance partout en France.
Ce qui sature un garage, c'est le comptoir
Le téléphone passe avant tout le reste
Chaque appel coupe une tâche en cours, qu'il s'agisse d'un rendez-vous, d'une demande de devis ou d'une question sur une réparation. Un rendez-vous pris au téléphone coûte une dizaine de minutes entre l'appel, la saisie et la confirmation, et il faut parfois rappeler.
Les clients ne reviennent pas tout seuls
Une révision, un contrôle technique ou une vidange se rappellent à intervalle fixe. Sans rappel, le client va ailleurs ou laisse passer, et le garage perd un chiffre d'affaires récurrent qui lui était acquis.
Les pièces se suivent de tête
Une pièce commandée chez un fournisseur, une autre chez un second, un véhicule immobilisé en attente. Le statut vit dans la mémoire de celui qui a commandé, et le client rappelle pour savoir où ça en est.
Huit cas d'usage concrets pour l'atelier
Voici ce que nous mettons en place dans les garages et les carrosseries, du comptoir à la facturation. Chaque carte indique le gain de temps observé et le délai de mise en service. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Prise de rendez-vous en ligne
Le client choisit son créneau selon vos disponibilités réelles. Le planning se remplit sans passer par le téléphone.
2 h gagnées par semaineEn service en 2 semaines
01
Prise de rendez-vous en ligne
Ce qu'on nous décrit
Un rendez-vous pris au téléphone occupe une dizaine de minutes entre l'appel, la saisie dans le planning et la confirmation. Sur une quinzaine de rendez-vous par semaine, le poste d'accueil y passe deux heures, en étant interrompu à chaque fois.
Ce qu'on met en place
Une prise de rendez-vous en ligne branchée sur votre planning réel, avec les durées propres à chaque prestation, une confirmation automatique et un rappel la veille. Le téléphone reste ouvert pour ceux qui préfèrent appeler.
Comment ça se passe
Paramétrage de vos prestations et de leurs durées, raccordement au planning de l'atelier, une heure de prise en main au comptoir.
Ce que ça change
Une partie des rendez-vous se prend en dehors des heures d'ouverture, et les absences diminuent grâce au rappel de la veille.
Outils mobilisés : Calendly, Make, Brevo
02
Rappels d'entretien et de contrôle technique
Le client reçoit un message au bon moment pour sa révision, sa vidange ou son contrôle technique.
1 h 30 gagnée par semaineEn service en 1 à 2 semaines
02
Rappels d'entretien et de contrôle technique
Ce qu'on nous décrit
Les rappels dépendent de qui pense à consulter le fichier client. En pratique ils se font par vagues, quand quelqu'un a le temps, c'est-à-dire rarement.
Ce qu'on met en place
Une relance automatique calée sur la date de la dernière intervention et sur le kilométrage relevé, par message, avec un lien direct vers la prise de rendez-vous.
Comment ça se passe
Reprise de votre fichier client, définition des intervalles par type de prestation, écriture des messages avec vous.
Ce que ça change
Le chiffre d'affaires d'entretien redevient régulier, et les clients reviennent sans que personne ait à les appeler un par un.
Outils mobilisés : Make, Brevo, Pipedrive
03
Devis envoyés depuis l'atelier
Le devis se prépare à partir du diagnostic, avec les pièces et la main-d'œuvre, et part pour accord.
1 h 30 gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
03
Devis envoyés depuis l'atelier
Ce qu'on nous décrit
Le diagnostic se fait dans l'atelier, le devis se rédige au bureau, souvent plus tard. Le véhicule attend l'accord du client, et la baie reste occupée.
Ce qu'on met en place
Une trame de devis alimentée par vos prestations courantes et votre catalogue de pièces, remplissable depuis une tablette au pied du véhicule, envoyée pour accord dans la foulée.
Comment ça se passe
Paramétrage de vos prestations récurrentes et de vos taux horaires, une heure de prise en main avec les mécaniciens.
Ce que ça change
L'accord du client arrive plus vite, donc la baie se libère plus tôt et les immobilisations raccourcissent.
Outils mobilisés : Make, n8n
04
Suivi des commandes de pièces
Chaque pièce commandée a un statut visible, rattaché au véhicule et au client qui attend.
1 h gagnée par semaineEn service en 2 semaines
04
Suivi des commandes de pièces
Ce qu'on nous décrit
Les pièces sont commandées au cas par cas chez plusieurs fournisseurs. Le suivi vit dans la tête de celui qui a passé la commande, et le client rappelle pour savoir où en est son véhicule.
Ce qu'on met en place
Un suivi partagé où chaque pièce porte son fournisseur, sa date de commande, son délai annoncé et le véhicule concerné. Une alerte signale les retards, et le client peut être prévenu automatiquement à la réception.
Comment ça se passe
Mise en place du suivi, reprise des commandes en cours, une demi-heure de prise en main par personne au comptoir.
Ce que ça change
Plus personne ne cherche où en est une pièce, et les appels de clients qui demandent des nouvelles diminuent.
Outils mobilisés : Airtable, Make
05
Facture émise à la sortie du véhicule
La facture part au moment de la restitution, pas trois semaines plus tard.
1 h gagnée par semaineEn service en 2 semaines
05
Facture émise à la sortie du véhicule
Ce qu'on nous décrit
Les factures se font quand le comptoir a le temps, donc en retard. La trésorerie suit le même décalage, et certaines interventions se facturent incomplètement faute de trace précise.
Ce qu'on met en place
La facture se génère à partir de l'ordre de réparation, avec les pièces posées et le temps passé, et part au client à la restitution. Les impayés déclenchent une relance automatique à échéance.
Comment ça se passe
Raccordement à votre logiciel de facturation, calage sur votre façon de clôturer un dossier.
Ce que ça change
Le délai entre l'intervention et la facture tombe à zéro, et les relances cessent de dépendre de la charge du comptoir.
Outils mobilisés : Make, Pennylane, Brevo
06
Dossier photo par véhicule
État des lieux à l'entrée, photos des pièces usées, preuve de l'intervention à la sortie.
Litiges évitésEn service en 2 semaines
06
Dossier photo par véhicule
Ce qu'on nous décrit
Une rayure contestée à la restitution, une pièce changée dont le client doute de l'usure : sans trace, la discussion se règle au ressenti et le garage paie souvent.
Ce qu'on met en place
Une application mobile qui range les photos dans le dossier du véhicule, horodatées : état des lieux à l'entrée, pièces déposées, travail terminé. Le client peut recevoir le dossier à la restitution.
Comment ça se passe
Choix de l'outil, paramétrage des dossiers véhicule, une demi-heure de prise en main par mécanicien.
Ce que ça change
Les contestations se règlent avec une preuve datée, et les photos de pièces usées justifient l'intervention auprès du client.
Outils mobilisés : Airtable, Google Drive
07
Demandes entrantes traitées sans attente
Un formulaire rempli déclenche un accusé de réception, une alerte et une fiche, même en pleine intervention.
1 h gagnée par semaineEn service en 1 à 2 semaines
07
Demandes entrantes traitées sans attente
Ce qu'on nous décrit
Une demande de devis arrive par le site ou par message pendant que l'atelier tourne. Elle est traitée en fin de journée, parfois le lendemain, et le client a souvent déjà appelé ailleurs.
Ce qu'on met en place
La demande déclenche immédiatement un accusé de réception proposant des créneaux, une alerte sur votre téléphone, et la création d'une fiche avec le véhicule et le besoin décrits par le client.
Comment ça se passe
Paramétrage du formulaire, écriture des messages, raccordement à votre planning.
Ce que ça change
Le client a une réponse dans la minute, et aucune demande ne se perd entre deux interventions.
Outils mobilisés : Make, Calendly, Pipedrive
08
Demande d'avis après la restitution
L'avis se demande au moment où le client récupère un véhicule qui fonctionne.
Aucune action manuelleEn service en 1 à 2 semaines
08
Demande d'avis après la restitution
Ce qu'on nous décrit
Les avis en ligne pèsent lourd sur le choix d'un garage, et personne n'a le temps de les demander. Quand on y pense, l'intervention est loin.
Ce qu'on met en place
Une demande d'avis part automatiquement après la restitution, par message, avec un lien direct. Les clients mécontents sont orientés vers un échange téléphonique plutôt que vers un avis public.
Comment ça se passe
Paramétrage du déclencheur sur la clôture de dossier, écriture du message, mise en service.
Ce que ça change
Le nombre d'avis augmente régulièrement, ce qui compte directement dans un métier où le choix se fait sur la réputation locale.
Outils mobilisés : Make, Brevo
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre logiciel d'atelier fait son métier, nous faisons le reste
Les logiciels de gestion d'atelier couvrent l'ordre de réparation, le catalogue de pièces et la facturation. Notre rôle commence au raccordement : la prise de rendez-vous, les rappels clients, le suivi des commandes, les photos de véhicule et les relances d'impayés. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée, sauf si l'outil en place bloque réellement, et nous le disons à ce moment-là.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
n8n
Automatisation open source, hébergeable sur vos serveurs
Calendly
Prise de rendez-vous en ligne automatisée
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Pipedrive
CRM centré sur le pipeline de vente
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Notre méthode
Étape 1
Identification
Ressaisies manuelles, relances qui passent entre les mailles, fichiers dispersés, suivi client approximatif : lors d’un premier échange, nous identifions les tâches répétitives, les pertes d’information et les blocages qui vous coûtent du temps chaque semaine. Nous passons en revue vos processus, vos outils et votre organisation pour identifier précisément où se situent les pertes de temps.
Un premier échange gratuit et sans engagement, pour y voir plus clair.
Étape 2
Création d’un plan d’action
Nous créons un document pour vous, entièrement gratuit, contenant un récapitulatif des tâches chronophages, des processus dysfonctionnels et des blocages de votre quotidien que nous avons identifiés. Le document détaille ensuite ce que nous recommandons de traiter en priorité, avec quels outils, pour quel résultat et à quel budget.
Ce document est un point de départ. Vous choisissez ce qui a du sens pour votre activité.
Étape 3
Développement & Mise en place
Nous mettons en place les outils et les automatisations adaptés à votre activité, ou nous développons une solution sur mesure à un tarif abordable : application web ou mobile, tableau de bord, portail client, outil de gestion interne.
Nous restons en contact avec vous à chaque étape. Chaque outil est simple à utiliser et pensé pour s’intégrer naturellement dans votre quotidien.
Étape 4
Adoption
Du temps libéré, des données fiables, une vue d’ensemble sur votre activité. Ce qui vous prenait auparavant 2 heures chaque semaine se fait maintenant automatiquement en 5 minutes. Vous retrouvez de la clarté et du temps pour ce qui compte vraiment.
Notre engagement : des solutions qui fonctionnent réellement. Notre accompagnement se poursuit après le déploiement.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre logiciel d'atelier. Nous raccordons ce que vous avez déjà plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Références
Notre étude de cas en garage est en cours de formalisation. Nous avons en revanche livré des applications de suivi terrain à des équipes qui travaillent dans les mêmes conditions, sur tablette et avec les mains prises. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les garages
Mes clients ne vont-ils pas préférer appeler ?
Une partie continuera d'appeler, et c'est très bien. L'intérêt de la prise de rendez-vous en ligne est de capter ceux qui ne peuvent pas téléphoner aux heures d'ouverture, et ceux qui réservent le soir. Le téléphone reste ouvert, il sonne simplement moins pendant que vous travaillez.
Faut-il changer de logiciel d'atelier ?
Non, et c'est rarement souhaitable. Votre logiciel gère bien l'ordre de réparation et la facturation, nous le raccordons au reste. Quand un outil du marché répond mieux à un besoin que vous avez, nous le présentons avec ce qu'il apporte et ce qu'il coûte, et la décision reste la vôtre.
Mes mécaniciens n'ont pas les mains propres pour une tablette.
C'est la contrainte qui décide du choix de l'outil. Une saisie à l'atelier doit se faire en quelques secondes, avec des boutons larges, et rester lisible sur un écran taché. Nous testons toujours avec une personne de l'équipe avant de déployer, et nous changeons d'outil si la prise en main ne passe pas.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC selon son ampleur. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
On est deux au garage, est-ce que ça vaut le coup ?
C'est souvent là que le gain est le plus net, parce qu'il n'y a personne pour absorber les tâches de comptoir. Sur une petite structure, nous commençons en général par la prise de rendez-vous et les rappels d'entretien, qui demandent peu de mise en place et libèrent tout de suite du temps.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une semaine type, votre organisation au comptoir et ce qui vous prend du temps. Il n'y a pas de présentation commerciale. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré. Ce document vous appartient, signé ou pas.
Parlons de votre semaine type
Décrivez-nous votre fonctionnement, nous identifions ce qui peut être automatisé chez vous et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.