CRM industrie et suivi de production pour une PME qui tourne encore au tableur
Des déclarations de production sur papier, des contrôles qualité ressaisis deux fois, des stocks qui vivent dans un tableur envoyé par mail et un reporting compilé le vendredi. Nous automatisons la remontée pour que l'atelier produise et que la direction décide sur des chiffres du jour.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Dans une PME industrielle, l'opérateur est payé pour produire et passe une part de sa journée à déclarer ce qu'il produit. Le papier monte au bureau, quelqu'un le ressaisit dans un tableur, et la direction lit le vendredi des chiffres de lundi. Agence Okapi met en place les outils adaptés à votre besoin et vous aide à les adopter. Vos déclarations de production se saisissent au poste, une seule fois. Vos contrôles qualité laissent leur trace sans ressaisie. Vos stocks se mettent à jour à mesure que les ordres de fabrication avancent. Vos indicateurs se lisent le jour même. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, nous nous déplaçons dans les ateliers du Limousin et nous intervenons à distance partout en France.
Ce que la double saisie coûte à l'atelier
Le papier monte, le tableur redescend
Relevés de temps, quantités, causes d'arrêt, consommations matière : l'atelier déclare sur papier, le bureau ressaisit. La même information est écrite deux fois, et la deuxième écriture est celle qui compte.
La qualité vit à côté de la production
Les fiches de contrôle sont remplies à la main puis recopiées dans un second outil, quand elles le sont. Retrouver les contrôles d'un lot six mois plus tard demande d'ouvrir un classeur, et la réponse à un client prend des jours.
Les chiffres arrivent après la décision
Le reporting se compile le vendredi pour une réunion du lundi. Une dérive sur une série se voit donc une semaine après, quand la matière est engagée et le temps passé.
Huit cas d'usage pour une PME industrielle
Voici ce que nous mettons en place dans les ateliers, du poste de travail au pilotage. Chaque carte indique le gain de temps observé. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Stocks mis à jour par l'avancement des ordres de fabrication
Les sorties matière et les entrées de produits finis suivent la production, sans inventaire parallèle.
3 h 45 gagnées par semaine
01
Stocks mis à jour par l'avancement des ordres de fabrication
Ce qu'on nous décrit
Le suivi des stocks vit dans un tableur, mis à jour à la main par deux personnes à partir de ce que l'atelier a consommé. Trente minutes par jour et par personne, et un écart qui se découvre à l'inventaire ou à la rupture.
Ce qu'on met en place
Les consommations se déduisent de l'avancement des ordres de fabrication, et les entrées de la déclaration de production. Les seuils d'alerte préviennent avant la rupture plutôt qu'après. Les écarts entre stock théorique et comptage restent visibles au lieu d'être lissés d'un inventaire à l'autre.
Comment ça se passe
Reprise de vos articles, de vos nomenclatures et de vos seuils, raccordement à votre outil de production, un mois d'observation avant de couper le tableur.
Ce que ça change
Le stock devient une conséquence de la production plutôt qu'un fichier à tenir, et la rupture se voit venir.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Sheets
02
Contrôle qualité saisi au poste, retrouvable par lot
La fiche de contrôle se remplit sur tablette, se rattache au lot, et se ressort en une recherche.
3 h gagnées par semaine
02
Contrôle qualité saisi au poste, retrouvable par lot
Ce qu'on nous décrit
Le contrôle se note sur une fiche papier, puis se ressaisit dans un second outil, parfois des jours après. Quarante-cinq minutes par jour sur deux personnes, et une traçabilité qui dépend du classeur où la fiche a fini.
Ce qu'on met en place
La fiche se remplit au poste, sur tablette ou sur téléphone, avec les cotes attendues et les tolérances déjà affichées. Elle se rattache au lot et à l'ordre de fabrication. Une valeur hors tolérance se signale immédiatement, et l'historique d'un lot se retrouve en une recherche. Nous livrons la saisie et la traçabilité ; la certification reste l'affaire de votre organisme certificateur.
Comment ça se passe
Reprise de vos fiches de contrôle telles qu'elles existent, essai sur une série, ajustement des seuils avec vos techniciens.
Ce que ça change
La ressaisie disparaît. Le gain retenu est de 40 % seulement, et c'est volontaire : le contrôle lui-même reste un geste humain, seule sa saisie s'automatise.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Workspace
03
Bons de production déclarés au poste, une seule fois
L'opérateur déclare quantité, temps et aléa depuis le poste, et le bureau ne ressaisit plus rien.
2 h gagnées par semaine
03
Bons de production déclarés au poste, une seule fois
Ce qu'on nous décrit
Le bon de production se remplit à la main, remonte au bureau et se ressaisit. Quinze minutes par bon, une dizaine par semaine, et des écritures illisibles qu'il faut aller faire préciser.
Ce qu'on met en place
La déclaration se fait au poste, en quelques appuis : quantité bonne, quantité rebutée, temps passé, cause d'arrêt choisie dans votre liste. Elle alimente l'avancement de l'ordre de fabrication et les stocks. Le bureau relit au lieu de retaper.
Comment ça se passe
Inventaire de vos postes et de vos causes d'arrêt, essai sur un atelier, une semaine d'accompagnement des opérateurs.
Ce que ça change
La déclaration cesse d'être un travail administratif pour l'atelier et pour le bureau, et les temps passés deviennent exploitables.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Workspace
04
Reporting de direction produit tout seul
Les indicateurs de la semaine se calculent depuis les déclarations, sans compilation du vendredi.
2 h 25 gagnées par semaine
04
Reporting de direction produit tout seul
Ce qu'on nous décrit
Le reporting se compile à la main, une heure trente par semaine sur deux personnes, en rassemblant des tableurs qui circulent par mail. Le document est juste le jour où il sort, et périmé le lundi suivant.
Ce qu'on met en place
Les indicateurs se calculent depuis les déclarations de production et les contrôles : quantités, rebuts, temps passés par rapport au prévu, charge des postes. Ils se lisent à tout moment plutôt qu'une fois par semaine, et la réunion du lundi porte sur des chiffres du matin.
Comment ça se passe
Deux heures d'atelier pour choisir les indicateurs qui comptent chez vous, raccordement aux sources, une heure de prise en main.
Ce que ça change
La compilation disparaît, et la dérive d'une série se voit pendant la série.
Outils mobilisés : Google Sheets, Make, Airtable
05
Affaires et devis suivis jusqu'à la commande
Chaque consultation client devient une affaire suivie, avec ses relances et son taux de transformation.
Relances d'affaires tenues sans tableur
05
Affaires et devis suivis jusqu'à la commande
Ce qu'on nous décrit
En sous-traitance, le cycle est long : une consultation arrive, un devis part, et la réponse met des semaines. Entre les deux, le suivi vit dans une boîte mail et dans la tête de celui qui a chiffré. Les devis sans réponse ne se relancent pas, et personne ne sait quelle part des consultations se transforme.
Ce qu'on met en place
Un CRM industrie, c'est-à-dire un suivi d'affaires adapté au cycle d'un atelier : chaque consultation devient une affaire, avec le client, la pièce, le volume, le devis envoyé et la date de relance. Les relances se déclenchent aux échéances que vous fixez. Le taux de transformation se lit par client et par type de pièce, ce qui dit où votre chiffrage est compétitif.
Comment ça se passe
Reprise de vos consultations des six derniers mois, définition de vos étapes, écriture des messages de relance avec vous.
Ce que ça change
Les devis sans réponse cessent de s'éteindre tout seuls, et le chiffrage s'appuie sur ce qui se transforme.
Outils mobilisés : Pipedrive, Make, Google Sheets
06
Non-conformités enregistrées et suivies jusqu'à l'action
Une non-conformité ouvre sa fiche, désigne un responsable et ne se referme qu'avec son action corrective.
Historique des non-conformités consultable
06
Non-conformités enregistrées et suivies jusqu'à l'action
Ce qu'on nous décrit
La non-conformité se note sur une fiche, remonte, et se perd quelque part entre le constat et l'action. Six mois plus tard, personne ne peut dire combien il y en a eu sur un client, ni ce qui a été corrigé.
Ce qu'on met en place
La fiche s'ouvre depuis le poste ou depuis le bureau, avec le lot, le client, la nature du défaut et la quantité touchée. Elle désigne un responsable et une échéance, et reste ouverte tant que l'action corrective n'est pas renseignée. L'historique se filtre par client, par cause et par période.
Comment ça se passe
Reprise de votre formulaire de non-conformité et de vos catégories de défaut, essai sur un mois.
Ce que ça change
Le traitement d'une réclamation client s'appuie sur un historique consultable, et les causes qui reviennent deviennent visibles.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Drive
07
Maintenance préventive rappelée avant la panne
Chaque machine porte son plan d'entretien, déclenché aux heures de fonctionnement ou au calendrier.
Un rappel par échéance d'entretien
07
Maintenance préventive rappelée avant la panne
Ce qu'on nous décrit
L'entretien préventif se fait quand on y pense, ou quand la machine s'arrête. Le carnet de la machine est un classeur, et savoir quand la dernière intervention a eu lieu demande d'aller le chercher à l'atelier.
Ce qu'on met en place
Chaque machine porte son plan d'entretien, déclenché au calendrier ou aux heures de fonctionnement déclarées. Le rappel part au responsable, l'intervention se note avec les pièces changées, et le carnet de la machine se constitue au fil de l'eau.
Comment ça se passe
Reprise de votre parc et de vos périodicités, raccordement aux déclarations de production pour les compteurs d'heures.
Ce que ça change
L'entretien se planifie dans les creux de charge plutôt que de s'imposer au pire moment.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Workspace
08
Prix de revient réel, série par série
Temps déclarés, matière consommée et rebuts se rassemblent pour donner le coût réel d'une série.
Écart au devis visible à la clôture de série
08
Prix de revient réel, série par série
Ce qu'on nous décrit
Le prix de revient se calcule au devis, avec des temps de gamme théoriques. Le coût réel demande de croiser les temps déclarés, la matière consommée et les rebuts, donc il ne se calcule pas. La marge d'une série se devine.
Ce qu'on met en place
Le coût réel se reconstitue depuis les déclarations : temps passés par poste, matière sortie, pièces rebutées. L'écart avec le devis se lit à la clôture de la série, et les gammes dont les temps théoriques sont systématiquement faux ressortent.
Comment ça se passe
Reprise de vos gammes et de vos taux horaires de poste, contrôle sur une série déjà soldée.
Ce que ça change
Le chiffrage de la série suivante s'appuie sur ce qu'a coûté la précédente, et les gammes se corrigent sur des mesures.
Outils mobilisés : Google Sheets, Airtable, Make
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre ERP industriel fait son métier, nous faisons le reste
Un logiciel de gestion de production, ou GPAO, porte les nomenclatures, les gammes, les ordres de fabrication et la traçabilité des lots. Un logiciel de suivi de production y ajoute ce qui se passe réellement à l'atelier, heure par heure. Les ERP industriels et les GPAO couvrent la première partie. Un MES complet y ajoute le temps réel de l'atelier, pour un projet qui se compte en centaines de milliers d'euros et en douze à dix-huit mois : c'est hors de portée d'une PME de vingt personnes, et nous ne prétendons pas le remplacer. Notre rôle commence sur le premier gain accessible : supprimer la déclaration papier et la ressaisie au poste, raccorder l'outil de production à votre comptabilité et à votre suivi d'affaires, et rendre lisibles les indicateurs que vous compilez à la main. Pour un atelier qui tourne encore au tableur, nous commençons par le poste le plus coûteux plutôt que par un progiciel complet. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Pipedrive
CRM centré sur le pipeline de vente
Google Drive
Stockage et partage de fichiers en ligne
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste disponible
Trois mois de corrections offertes, puis joignables par téléphone.
Vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans les ateliers du Limousin et des départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre ERP. Nous travaillons sur ce qu'il ne couvre pas plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Référence
Nous n'avons pas encore livré de mission dans une PME industrielle, et l'écrire est plus utile que de raconter un cas voisin. Les mécaniques décrites ci-dessus sont celles que nous mettons en place ailleurs : saisie terrain sur tablette avec fonctionnement hors connexion chez des équipes mobiles, tableau de bord alimenté automatiquement chez un artisan du bâtiment, relances d'encours dans une entreprise du paysage. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les PME industrielles
Vous raccordez-vous directement aux machines ?
Non, et c'est une limite à connaître avant de commencer. L'acquisition de données sur automate demande un équipement et des compétences d'automaticien que nous n'avons pas. Ce que nous mettons en place est la saisie au poste, par l'opérateur, en quelques appuis sur une tablette ou un téléphone. Pour un parc hétérogène ou ancien, c'est souvent le seul chemin raisonnable de toute façon.
Est-ce que vous remplacez notre ERP ou notre GPAO ?
Non. Un ERP industriel porte vos nomenclatures, vos gammes et votre traçabilité, et le remplacer est un projet d'un autre ordre que le nôtre. Nous intervenons sur ce qui reste autour : la déclaration au poste, les contrôles qualité, le raccordement à votre comptabilité et à votre suivi d'affaires, et les indicateurs que vous compilez encore à la main.
Nous n'avons pas d'ERP, tout est sur Excel. Est-ce un problème ?
C'est le cas le plus fréquent dans les ateliers de dix à trente personnes, et c'est celui où une première automatisation se voit le plus vite. Nous ne commençons pas par vous vendre un progiciel : nous prenons le poste qui vous coûte le plus, en général la déclaration de production ou la ressaisie qualité, et nous le traitons. Le reste attend d'avoir fait ses preuves.
Garantissez-vous notre conformité ISO 9001 ou IATF ?
Non, et personne d'autre qu'un organisme certificateur accrédité ne peut le faire. Ce que nous livrons est différent : vos contrôles, vos non-conformités et vos actions correctives existent, sont rattachés au bon lot et sont extractibles le jour où on vous les demande. L'appréciation de votre conformité reste l'affaire de votre auditeur.
Nos opérateurs ne sont pas à l'aise avec l'informatique.
C'est la contrainte qui décide de la forme de la saisie, et nous la posons avant de concevoir quoi que ce soit. Une déclaration au poste tient en trois ou quatre appuis sur de grands boutons, avec les causes d'arrêt déjà écrites dans votre vocabulaire. Nous accompagnons la première semaine en atelier, et si la saisie prend plus de temps que le papier, c'est qu'elle est mal conçue et nous la reprenons.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure, comme une application de déclaration propre à vos postes, se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine, et ce qu'il représente en euros sur l'année.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire le trajet d'un ordre de fabrication, du devis à la facture : qui déclare quoi, sur quel support, et où l'information est ressaisie. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré, signé ou pas.
Parlons du trajet d'un ordre de fabrication chez vous
Décrivez-nous qui déclare quoi et où l'information est ressaisie, nous identifions ce qui peut être automatisé et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.