Logiciel de cabinet médical et facture d'ostéopathie sans ressaisie

Ce qu'on nous décrit

Une séance non remboursée se facture entièrement à la main : retrouver le tarif, recopier les coordonnées, respecter les mentions obligatoires, prendre le numéro suivant sans trou. Dix minutes par facture, quinze par semaine, toujours entre deux patients.

Ce qu'on met en place

Nous configurons votre facturation avec vos prestations en lignes réutilisables et vos tarifs à jour, et nous reprenons votre numérotation sans créer de rupture. À partir du rendez-vous honoré, le brouillon vous arrive prêt à relire. Les séances étant réglées sur place, aucune relance d'impayé n'est nécessaire : l'encaissement se rapproche de la facture.

Comment ça se passe

Reprise de vos factures et de votre numérotation, saisie de votre catalogue de prestations, raccordement de votre compte bancaire.

Ce que ça change

La facturation sort de la journée de consultation : deux heures par semaine, et une numérotation qui ne se vérifie plus à la main.

Ce qu'on nous décrit

La fiche se rédige de zéro à chaque rendez-vous : reprendre ce qui a été travaillé, choisir les exercices, écrire les consignes, mettre en forme, exporter. Trente minutes par patient, quinze fiches par semaine, soit sept heures trente souvent prises hors des horaires du cabinet.

Ce qu'on met en place

Nous constituons votre bibliothèque d'exercices et de consignes, telle que vous les formulez. En fin de séance, vous dictez quelques phrases, et la fiche se compose depuis ces notes et cette bibliothèque, dans votre mise en page et votre vocabulaire. Vous la relisez et vous l'ajustez : la personnalisation par patient fait sa valeur. Nous livrons la rédaction assistée, dans les outils que vous utilisez déjà, et ni dossier patient ni hébergement de données de santé.

Comment ça se passe

Deux séances pour reprendre vos fiches et constituer la bibliothèque, mise en service sur une poignée de patients.

Ce que ça change

La fiche part le jour même au lieu du lendemain. Le gain retenu est prudent, la moitié du temps de rédaction, la relecture restant votre geste.

Ce qu'on nous décrit

Le logiciel conventionné, la page de réservation et l'agenda personnel décrivent chacun une partie de la semaine. Un rendez-vous sur deux se reporte à la main, et le double rendez-vous arrive le jour où le report a été oublié.

Ce qu'on met en place

Nous synchronisons vos sources de rendez-vous avec un agenda unique qui fait référence, dans les deux sens. Une réservation prise sur Crénolibre, Doctolib, Maiia ou Primocreno ferme le créneau ailleurs, et un rendez-vous que vous posez vous-même le retire de vos pages publiques. Les plages de domicile comptent comme des rendez-vous.

Comment ça se passe

Inventaire de vos sources de rendez-vous, raccordement une par une, une semaine d'observation.

Ce que ça change

Le report manuel disparaît, les doubles réservations avec lui : quarante minutes par semaine, et un agenda sur lequel vous pouvez vous appuyer.

Ce qu'on nous décrit

Les domiciles s'intercalent entre les rendez-vous du cabinet, dans l'ordre où ils ont été pris et pas dans celui des trajets. Le kilométrage se note sur un carnet quand on y pense, puis se reconstitue de mémoire à la clôture.

Ce qu'on met en place

Les visites du jour s'ordonnent selon les adresses et les créneaux, avec le temps de trajet compté dans la journée au lieu d'être découvert en route. Chaque déplacement enregistre son départ, son arrivée et sa distance, et le récapitulatif mensuel se constitue tout seul. Pour une tournée d'infirmier, le même mécanisme porte l'ordre de passage, et la facturation d'infirmière libérale hors nomenclature suit le même chemin que les autres prestations non remboursées.

Comment ça se passe

Reprise de votre façon d'organiser les visites, raccordement à votre agenda et à vos adresses.

Ce que ça change

Les trajets cessent de déborder sur les rendez-vous suivants, et les frais kilométriques reposent sur un relevé.

Ce qu'on nous décrit

Dans une structure à plusieurs, les charges communes se répartissent sur un tableur recopié chaque mois, avec des clés qui changent selon la dépense et des jours de présence différents d'un associé à l'autre. La discussion de fin d'année porte sur le fichier plutôt que sur les chiffres.

Ce qu'on met en place

Les clés de répartition sont posées une fois, par nature de charge : surface, temps de présence, parts égales ou usage réel. Les dépenses communes arrivent au même endroit, se ventilent selon ces clés et produisent le relevé de chaque associé, détaillé ligne par ligne, justificatifs rattachés.

Comment ça se passe

Un atelier pour écrire vos clés telles qu'elles sont appliquées, reprise du dernier exercice pour vérifier que le calcul retombe juste.

Ce que ça change

La répartition ne dépend plus d'une personne ni d'un fichier, et les relevés mensuels remplacent la régularisation annuelle.

Ce qu'on nous décrit

Un remplacement se solde en reprenant les honoraires de la période, en appliquant le taux convenu, en retirant ce qui a été encaissé directement et en écrivant la note. Le calcul se refait chaque fois, et il se discute quand les deux parties n'ont pas compté les mêmes séances.

Ce qu'on met en place

Les honoraires de la période sont rassemblés depuis votre facturation, le taux de chaque accord s'applique automatiquement, et la note s'édite avec le détail des séances retenues. Les encaissements directs du remplaçant sont déduits, et les deux parties lisent le même décompte.

Comment ça se passe

Reprise de vos accords de remplacement, modèle de note, contrôle sur une période déjà soldée.

Ce que ça change

La rétrocession se solde sans discussion sur le périmètre, et la trace écrite existe des deux côtés.

Ce qu'on nous décrit

Un atelier, un cycle d'activité physique adaptée ou un cours collectif se gère par messages : les inscriptions arrivent par téléphone et par mail, la liste vit dans un tableur, la présence se note sur papier. Les places se comptent de tête, donc le groupe est trop petit ou trop grand.

Ce qu'on met en place

Une page d'inscription qui connaît le nombre de places, encaisse le cycle ou la séance, et constitue la liste de présence. Le relevé se fait depuis le téléphone en début de cours, l'absence répétée est signalée, et les attestations de participation s'éditent à la fin du cycle.

Comment ça se passe

Paramétrage de vos cycles, tarifs et jauges, mise en place de l'encaissement en ligne, un cycle en accompagnement.

Ce que ça change

Les cours collectifs cessent de coûter plus d'administratif qu'ils ne rapportent, et le remplissage se lit avant la séance.

Ce qu'on nous décrit

Mesurer ce que l'activité non remboursée représente demande d'ouvrir la facturation, le logiciel métier et le tableur des cours, puis d'additionner. La question se pose une fois par an, au moment de la déclaration, trop tard pour décider d'ouvrir une plage ou d'arrêter une prestation.

Ce qu'on met en place

Un suivi alimenté par votre facturation et votre agenda : séances par prestation, honoraires encaissés, part du conventionné et du non conventionné, remplissage des plages, kilomètres de domicile.

Comment ça se passe

Deux heures d'atelier pour choisir les indicateurs, raccordement aux sources, une heure de prise en main.

Ce que ça change

Les décisions de plage et de tarif se prennent sur les chiffres du mois, et la déclaration ne demande plus d'additionner trois sources.