Logiciel coiffeur et institut de beauté : ce que l'agenda ne fait pas
Le téléphone qui sonne pendant une coupe, des rendez-vous notés sur un cahier, des clientes qu'on n'a pas revues depuis six mois et que personne ne relance, des produits commandés quand le rayon est vide. Nous automatisons ce qui entoure le fauteuil.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Dans un salon, chaque interruption se paie sur la prestation en cours. Le téléphone sonne pendant une couleur, le rendez-vous se note de travers, et la cliente qui n'est pas revenue depuis six mois n'est relancée par personne. Agence Okapi met en place les outils adaptés à votre besoin et vous aide à les adopter. Vos clientes prennent rendez-vous quand le salon est fermé. Vos rappels partent la veille. Vos encaissements rejoignent votre comptabilité sans ressaisie. Vos commandes de produits se déclenchent sur un seuil plutôt que sur une rupture. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, et nous intervenons à distance partout en France.
Ce que l'interruption coûte dans un salon
Le téléphone sonne pendant la prestation
Vingt appels par semaine, cinq minutes chacun, pris les mains dans les cheveux d'une cliente. Le rendez-vous se note sur un cahier, parfois au mauvais créneau, et la cliente en cours attend.
Le créneau vide se découvre le matin même
Un rendez-vous oublié, c'est une heure de fauteuil perdue qui ne se rattrape pas. Sans rappel la veille, l'oubli se découvre quand la cliente ne vient pas, trop tard pour proposer le créneau à quelqu'un d'autre.
Les clientes partent sans qu'on s'en aperçoive
Une cliente qui espaçait ses visites puis ne revient plus ne prévient jamais. Sans relance sur la date de dernière visite, son départ se constate à la fin de l'année, dans le chiffre.
Huit cas d'usage pour un salon ou un institut
Voici ce que nous mettons en place dans les salons et les instituts, du rendez-vous au pilotage. Chaque carte indique le gain de temps observé. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Rendez-vous pris en ligne, agenda tenu à jour
Vos clientes réservent le créneau qu'elles voient, et votre agenda se ferme au fur et à mesure.
50 min gagnées par semaine
01
Rendez-vous pris en ligne, agenda tenu à jour
Ce qu'on nous décrit
Vingt appels par semaine, pris pendant une prestation, notés sur un cahier. Le créneau annoncé n'est pas toujours celui qui est libre, et la correction se fait au téléphone, une deuxième fois.
Ce qu'on met en place
Une page de réservation montre vos disponibilités réelles, par prestation et par personne, avec la durée que vous avez définie. La cliente choisit, le créneau se ferme. Vos plages de pause et de livraison comptent comme des rendez-vous. Le taux retenu est de 50 % seulement : une partie de vos clientes continuera d'appeler, et c'est très bien.
Comment ça se passe
Reprise de vos prestations, de leurs durées et de vos plages de travail, essai sur une semaine avant d'ouvrir à toutes.
Ce que ça change
Les réservations arrivent quand le salon est fermé, et le téléphone redevient l'exception plutôt que la règle.
Outils mobilisés : Calendly, Make, Google Workspace
02
Rappel de rendez-vous envoyé la veille
Chaque cliente reçoit son rappel, avec le créneau, la prestation et la possibilité de prévenir.
1 h 05 gagnée par semaine
02
Rappel de rendez-vous envoyé la veille
Ce qu'on nous décrit
Le rappel se fait à la main quand quelqu'un y pense, en général pas. Le rendez-vous oublié se découvre le matin même, et l'heure de fauteuil est perdue.
Ce qu'on met en place
Le rappel part la veille avec le créneau et la prestation prévue, et un moyen simple de prévenir en cas d'empêchement. Une annulation libère le créneau, qui peut être proposé aux clientes en attente. Les textes sont écrits avec vous, dans vos mots.
Comment ça se passe
Écriture des messages avec vous, choix du canal et de l'heure d'envoi, essai sur une semaine.
Ce que ça change
Les oublis deviennent rares, et ceux qui restent préviennent assez tôt pour que le créneau serve.
Outils mobilisés : Brevo, Make, Google Workspace
03
Clientes non revenues relancées au bon moment
La date de dernière visite déclenche une attention, avant que l'habitude ne se perde.
40 min gagnées par semaine
03
Clientes non revenues relancées au bon moment
Ce qu'on nous décrit
Le fichier client existe, mais personne ne le regarde. Les clientes qui espacent leurs visites puis disparaissent ne sont jamais relancées, et leur départ se lit dans le chiffre de fin d'année.
Ce qu'on met en place
La date de dernière visite et la prestation habituelle déclenchent un message, au moment où la cliente aurait dû revenir, pas six mois après. Le contenu est le vôtre, et le rythme dépend de la prestation : une couleur ne se relance pas comme une épilation. Celles qui ont dit ne plus vouloir être contactées sont exclues.
Comment ça se passe
Reprise de votre fichier client et de vos rythmes par prestation, écriture des messages avec vous.
Ce que ça change
Le fichier client redevient un outil de travail, et les départs silencieux deviennent visibles avant d'être définitifs.
Outils mobilisés : Brevo, Airtable, Make
04
Encaissements rapprochés de la comptabilité
Les recettes du jour rejoignent votre comptabilité sans être retapées sur un tableur.
55 min gagnées par semaine
04
Encaissements rapprochés de la comptabilité
Ce qu'on nous décrit
La caisse produit ses totaux, la banque les siens, et quelqu'un rapproche les deux à la main sur un tableur avant de transmettre au comptable. Quinze minutes par jour, et un écart qui se cherche en fin de mois.
Ce qu'on met en place
Les totaux de la caisse, les versements bancaires et les paiements par carte se rapprochent automatiquement, et les écarts ressortent le jour où ils apparaissent. Les pièces partent au comptable dans l'organisation qu'il attend. **Nous n'éditons pas de caisse** : la caisse certifiée reste la vôtre, nous travaillons sur ce qui vient après.
Comment ça se passe
Raccordement à votre caisse et à votre compte bancaire, reprise de l'organisation attendue par votre comptable, contrôle sur un mois déjà clos.
Ce que ça change
Le rapprochement cesse d'être un travail de fin de mois, et un écart se traite pendant qu'on s'en souvient.
Outils mobilisés : Pennylane, Make, Google Sheets
05
Produits commandés sur un seuil, pas sur une rupture
Chaque référence a son seuil, et la commande fournisseur se prépare quand il est atteint.
40 min gagnées par semaine
05
Produits commandés sur un seuil, pas sur une rupture
Ce qu'on nous décrit
Le stock se tient de tête ou sur un carnet. La commande se passe quand le rayon est vide, donc pendant une rupture, et la revente de produits s'arrête le temps de la livraison.
Ce qu'on met en place
Chaque référence porte son seuil d'alerte, tenu par les sorties de caisse quand votre outil les expose, ou par un comptage rapide. La commande se prépare quand le seuil est atteint, prête à envoyer au fournisseur. Les références qui ne tournent pas ressortent aussi.
Comment ça se passe
Reprise de vos références et de vos fournisseurs, définition des seuils avec vous, un mois d'observation.
Ce que ça change
La rupture devient rare et l'argent immobilisé en produits qui ne tournent pas se voit.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Sheets
06
Prestations à domicile, tournée et déplacements
Les rendez-vous à domicile s'ordonnent selon les trajets, et les kilomètres se relèvent.
Tournée ordonnée, kilomètres relevés
06
Prestations à domicile, tournée et déplacements
Ce qu'on nous décrit
Un coiffeur ou une esthéticienne à domicile organise sa journée dans l'ordre où les rendez-vous ont été pris, pas dans celui des trajets. Les plateformes du secteur sont pensées pour le salon fixe et servent mal ce cas.
Ce qu'on met en place
Les rendez-vous du jour s'ordonnent selon les adresses et les créneaux, avec le temps de trajet compté dans la journée. Chaque déplacement enregistre sa distance, et le récapitulatif mensuel sert les frais. Le rendez-vous à domicile porte la prestation et le matériel à emporter.
Comment ça se passe
Reprise de votre façon d'organiser vos tournées, raccordement à votre agenda et à vos adresses.
Ce que ça change
Les trajets cessent de déborder sur les rendez-vous suivants, et les frais kilométriques reposent sur un relevé.
Outils mobilisés : Make, Google Workspace, Airtable
07
Planning de l'équipe et heures réellement faites
Les plannings se posent, les heures se relèvent, et le récapitulatif part au gestionnaire de paie.
Relevé d'heures prêt pour la paie
07
Planning de l'équipe et heures réellement faites
Ce qu'on nous décrit
Le planning se refait chaque semaine sur un tableau affiché en réserve. Les heures supplémentaires et les récupérations se notent au crayon, et le décompte de fin de mois se discute.
Ce qu'on met en place
Le planning se pose par semaine type, avec les absences et les congés. Les heures réellement faites se relèvent sur place, avec les écarts par rapport au prévu. Le récapitulatif part au format attendu par votre gestionnaire de paie. Nous préparons le relevé, la paie reste chez lui.
Comment ça se passe
Reprise de vos semaines types et de vos règles d'heures, essai sur un mois.
Ce que ça change
Le décompte d'heures s'appuie sur une trace datée plutôt que sur un tableau au crayon.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Sheets
08
Remplissage, panier moyen et fidélité réelle
Taux de remplissage, panier moyen par prestation et part de clientes revenues se lisent chaque mois.
Remplissage lisible chaque semaine
08
Remplissage, panier moyen et fidélité réelle
Ce qu'on nous décrit
Savoir quelles plages se remplissent, quelle prestation rapporte vraiment et combien de clientes reviennent demande de croiser l'agenda et la caisse. La question se pose au bilan, trop tard pour changer des horaires ou une offre.
Ce qu'on met en place
Un suivi alimenté par votre agenda et vos encaissements : remplissage par jour et par plage, panier moyen par prestation et par personne, part de clientes revenues dans les trois mois. Les creux récurrents ressortent, et une offre peut les viser.
Comment ça se passe
Un rendez-vous au salon pour définir ce que vous voulez lire chaque semaine, raccordement à votre agenda et à votre caisse, puis une prise en main entre deux clientes.
Ce que ça change
Les horaires d'ouverture et les offres se décident sur ce que fait le salon, et non sur une impression.
Outils mobilisés : Google Sheets, Make, Airtable
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteLes plateformes du secteur font leur métier, nous faisons le reste
Planity, Kiute et leurs concurrentes couvrent déjà la réservation en ligne, les rappels, le fichier client, la caisse certifiée et les stocks, pour un abonnement de quelques dizaines d'euros par mois. Un salon fixe équipé et satisfait est bien servi, et nous le lui dirons. Notre rôle commence sur trois situations qu'elles traitent mal : le salon qui tient encore son agenda sur un cahier, celui dont l'outil ne parle ni à la comptabilité ni aux fournisseurs et qui ressaisit donc deux fois, et le professionnel à domicile, que ces plateformes servent mal de leur propre aveu. Nous n'éditons pas de logiciel de caisse, qui doit être certifié, et nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Calendly
Prise de rendez-vous en ligne automatisée
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste disponible
Trois mois de corrections offertes, puis joignables par téléphone.
Vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre plateforme de réservation. Nous travaillons sur ce qu'elle ne couvre pas plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Référence
Nous n'avons pas encore livré de mission dans un salon ou un institut, et l'écrire est plus utile que de raconter un cas voisin. Les mécaniques décrites ci-dessus sont celles que nous mettons en place ailleurs : agenda unique synchronisé avec des pages de réservation chez un kinésithérapeute, relances automatiques sur une base clients dans une entreprise du paysage, rapprochement bancaire et transmission comptable chez plusieurs TPE. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les salons et les instituts
Nous sommes sur Planity et ça nous va. Pourquoi vous appeler ?
Si votre plateforme couvre votre agenda, vos rappels, votre fichier client et votre caisse, et que vous en êtes satisfaite, gardez-la et n'appelez personne. Nous intervenons quand la gestion déborde : les encaissements qui se rapprochent à la main avant d'aller chez le comptable, les commandes fournisseurs tenues sur un carnet, le planning de l'équipe, ou un travail à domicile que ces outils servent mal.
Fournissez-vous un logiciel de caisse ?
Non, et ce n'est pas une question de choix. Un logiciel de caisse doit être certifié NF525 et vous devez pouvoir présenter l'attestation de conformité. Nous n'éditons pas de caisse et nous n'en certifierons pas une. Ce que nous traitons est ce qui vient après : le rapprochement des recettes avec la banque et la transmission au comptable.
Je travaille seule, à domicile. Est-ce que cela me concerne ?
Oui, et c'est même le cas le moins bien servi par les outils du secteur, qui sont pensés pour le salon fixe. L'organisation de la tournée selon les trajets, le relevé des kilomètres et les rappels de rendez-vous sont les trois choses qui changent le plus une journée à domicile. Le périmètre utile est plus petit, et nous commençons par là.
Nos clientes sont âgées et n'iront pas réserver en ligne.
Une partie d'entre elles, en effet, et c'est pour cette raison que le simulateur ne retient que la moitié du temps de prise de rendez-vous comme récupérable. Le téléphone ne disparaît pas, il devient l'exception plutôt que la règle. Les clientes qui réservent en ligne sont autant d'appels en moins pendant une prestation.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure, comme un espace de réservation propre à votre salon, se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine, et ce qu'il représente en euros sur l'année.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une semaine type : combien d'appels, comment l'agenda est tenu, ce qui se retape entre la caisse et le comptable, comment les produits sont commandés. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré, signé ou pas.
Parlons d'une semaine type au salon
Décrivez-nous comment votre agenda se remplit et ce qui se retape chez vous, nous identifions ce qui peut être automatisé et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.