Logiciel agriculture et automatisation : l'administratif qui sort de la cuisine

Des factures d'aliment et de vétérinaire empilées sur un coin de table, des colis facturés à la main, une marge par atelier connue une fois par an. Nous automatisons la gestion pour que vos heures retournent à l'exploitation.

Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.

Village dominant des prés où paissent des vaches, près d'un étang
Photo Amadeus Ménestrel sur Unsplash

Sur une exploitation, le bureau se fait le soir et le dimanche, après le travail qui compte. Les factures d'aliment, de vétérinaire et de coopérative s'empilent en attendant le centre de gestion, les commandes de colis se notent sur un carnet, et la marge d'un atelier se découvre une fois par an. Agence Okapi met en place les outils adaptés à votre besoin et vous aide à les adopter. Vos factures fournisseurs sont lues et rattachées au bon atelier. Vos ventes directes se facturent depuis la commande. Vos échéances administratives se signalent avant la date, avec la liste des pièces à réunir. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, nous nous déplaçons sur les exploitations du Limousin et nous intervenons à distance partout en France.

Ce que le bureau du dimanche coûte vraiment

Éleveur marchant sur un chemin de terre au milieu de son troupeau
Photo Dhiemas Afif Febriyan sur Unsplash

Les factures s'empilent en attendant la saisie

Aliment, vétérinaire, carburant, coopérative, négoce. Le flux entrant d'une exploitation est régulier et éclaté, et ces pièces se ressaisissent une par une avant d'être transmises au centre de gestion.

La marge d'un atelier se découvre à la clôture

Les achats et les ventes existent, mais pas découpés par atelier. Savoir ce que rapporte vraiment l'engraissement par rapport à la vente de broutards demande une analyse que personne ne fait en cours de campagne.

La vente directe se gère au carnet

Commandes prises au téléphone, colis préparés, montants calculés à la main, factures écrites le soir. Le circuit court rapporte plus à l'animal, et il coûte plus d'heures de bureau.

Huit cas d'usage pour une exploitation agricole

Voici ce que nous mettons en place sur les exploitations, de la facture fournisseur au pilotage. Chaque carte indique le gain de temps observé. Dépliez-la pour voir le détail.

Tracteur au travail dans une prairie
Photo Chris Ensminger sur Unsplash

01

Factures fournisseurs lues et rattachées au bon atelier

Vous photographiez ou vous transférez, la facture est lue, classée et imputée à l'atelier concerné.

1 h 20 gagnée par semaine

Ce qu'on nous décrit

Les factures arrivent par courrier, par mail et dans la cabine du tracteur. Elles s'empilent, se ressaisissent une par une, et celles qui manquent se réclament au fournisseur six mois plus tard, quand le centre de gestion s'en aperçoit.

Ce qu'on met en place

Une photo ou un transfert suffit. Le fournisseur, la date, le montant et la TVA sont lus, la pièce est classée et rattachée à l'atelier concerné selon vos règles. Ce qui est douteux vous est présenté pour vérification plutôt que passé avec une erreur. Le dossier du centre de gestion se constitue au fil de l'eau.

Comment ça se passe

Reprise de vos fournisseurs habituels et de vos règles d'imputation, essai sur un mois de factures déjà classées.

Ce que ça change

La pile disparaît, et la transmission au centre de gestion cesse d'être un chantier trimestriel.

Outils mobilisés : Pennylane, Make, Claude

02

Vente directe commandée, préparée et facturée une seule fois

La commande saisie une fois produit la liste de préparation, le bon de livraison et la facture.

1 h 05 gagnée par semaine

Ce qu'on nous décrit

La commande se note sur un carnet, se recopie sur une liste de préparation, puis se retape en facture. Trois écritures pour une vente, et un écart de poids entre le colis annoncé et le colis livré qui se rattrape à la main.

Ce qu'on met en place

La commande est enregistrée une fois, avec le client, les pièces et le poids. La liste de préparation en sort, le bon de livraison aussi, et la facture se cale sur le poids réel au moment de la remise. Les clients réguliers retrouvent leur historique, et la campagne suivante s'ouvre sur eux.

Comment ça se passe

Reprise de votre catalogue de pièces et de vos tarifs, de vos clients réguliers, essai sur une tournée de livraison.

Ce que ça change

Une vente directe demande une écriture au lieu de trois, et le poids facturé est celui qui est parti.

Outils mobilisés : Airtable, Make, Brevo

03

Achats et ventes imputés à l'atelier qui les porte

Chaque dépense et chaque vente portent leur atelier, et la marge se lit en cours de campagne.

1 h gagnée par semaine

Ce qu'on nous décrit

La comptabilité répond à l'exercice, pas à l'atelier. Savoir ce que rapporte l'engraissement par rapport à la vente de broutards, ou ce que coûte vraiment l'atelier de transformation, demande un travail d'analyse qui se fait une fois par an, s'il se fait.

Ce qu'on met en place

Les achats et les ventes portent l'atelier auquel ils se rattachent, avec les clés que vous définissez pour ce qui est commun, le carburant ou la mécanisation. Le suivi affiche le produit, les charges et la marge par atelier, à tout moment de la campagne.

Comment ça se passe

Un atelier de deux heures pour écrire vos ateliers et vos clés, reprise de la dernière campagne pour vérifier que les totaux retombent sur ceux du centre de gestion.

Ce que ça change

L'arbitrage entre ateliers se fait sur des chiffres de la campagne en cours, et non sur ceux de l'année dernière.

Outils mobilisés : Google Sheets, Airtable, Pennylane

04

Échéances administratives rappelées à temps

Les dates que vous notez déclenchent leur rappel, avec la liste des pièces à préparer.

40 min gagnées par semaine

Ce qu'on nous décrit

Dossiers d'aide, renouvellements, déclarations, rendez-vous de contrôle : les dates vivent dans un agenda papier et dans la mémoire. Celle qu'on oublie se découvre la veille, ou après.

Ce qu'on met en place

Chaque échéance que vous notez crée son rappel, à l'avance, avec la liste des pièces à réunir telle que vous l'avez écrite la fois précédente. **Ce sont des rappels, pas des démarches** : la télédéclaration PAC se fait sur le portail de l'État et nous ne nous y substituons pas. Le taux retenu est de 50 % pour cette raison, le rappel s'automatise, la démarche non.

Comment ça se passe

Reprise de votre calendrier d'échéances et de vos listes de pièces, raccordement à votre agenda.

Ce que ça change

Les dossiers se préparent dans les creux de travail plutôt que dans l'urgence de la date limite.

Outils mobilisés : Google Workspace, Make, Airtable

05

Pièces du centre de gestion prêtes sans chantier trimestriel

Factures, relevés et justificatifs se rassemblent au fil de l'eau dans le dossier de l'exercice.

50 min gagnées par semaine

Ce qu'on nous décrit

La transmission au centre de gestion est un chantier : rassembler les factures, les relevés bancaires, les justificatifs de vente, vérifier qu'il n'en manque pas. Une demi-heure deux fois par semaine quand ça se passe bien, une journée entière quand ça se passe mal.

Ce qu'on met en place

Le dossier de l'exercice se remplit à mesure que les pièces existent. Les manques sont listés plutôt que découverts : une facture annoncée par un relevé bancaire et jamais reçue ressort toute seule. L'envoi se fait en une opération.

Comment ça se passe

Reprise de l'organisation attendue par votre centre de gestion, rattrapage de l'exercice en cours.

Ce que ça change

La transmission devient un envoi au lieu d'un chantier, et les pièces manquantes se réclament tant que le fournisseur s'en souvient.

Outils mobilisés : Google Drive, Pennylane, Make

06

Travaux pour des tiers facturés sur ce qui a été fait

Les heures de matériel et de chauffeur se notent depuis le tracteur, et la facture en découle.

Heures de prestation facturées sans carnet

Ce qu'on nous décrit

Les travaux réalisés pour un voisin ou dans le cadre d'une entraide se notent sur un carnet de cabine, quand ils se notent. La facturation se fait de mémoire en fin de saison, et elle est systématiquement en dessous.

Ce qu'on met en place

L'intervention se déclare depuis le téléphone à la fin du chantier : client, parcelle, matériel, heures, carburant si vous le refacturez. La facture s'édite depuis ces déclarations, avec le détail que le client peut vérifier.

Comment ça se passe

Reprise de vos tarifs de matériel et de main-d'œuvre, essai sur une campagne de travaux.

Ce que ça change

Ce qui a été fait est facturé, et la discussion avec le client porte sur un relevé plutôt que sur des souvenirs.

Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Sheets

07

Saisonniers et heures de main-d'œuvre suivis au propre

Les heures des saisonniers se relèvent sur place et partent au gestionnaire de paie au bon format.

Relevé d'heures prêt pour la paie

Ce qu'on nous décrit

Pendant une saison, les heures se notent sur un papier affiché dans le hangar. À la fin du mois, quelqu'un les additionne et les retape pour le gestionnaire de paie, avec les erreurs que ça suppose.

Ce qu'on met en place

Le relevé se fait depuis un téléphone, par le saisonnier ou par le responsable, avec les majorations que vous appliquez. Le récapitulatif mensuel part au format attendu par votre gestionnaire de paie. Nous préparons le relevé, la paie MSA reste chez lui.

Comment ça se passe

Reprise de vos règles d'heures et du format attendu par votre gestionnaire, essai sur un mois.

Ce que ça change

Le relevé d'heures cesse d'être une addition de fin de mois, et les contestations se règlent sur une trace datée.

Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Sheets

08

Tableau de bord de l'exploitation, campagne en cours

Produits, charges, trésorerie et marge par atelier se lisent au même endroit, à jour.

Situation lisible en une minute

Ce qu'on nous décrit

La situation réelle de l'exploitation se connaît une fois par an, au bilan. Entre les deux, la trésorerie se juge au solde du compte, ce qui ne dit rien des échéances à venir ni des ventes déjà engagées.

Ce qu'on met en place

Un suivi alimenté par vos factures, vos ventes et votre compte bancaire : produits et charges par atelier, échéances connues, ventes engagées non encore encaissées, aides attendues. Les décisions d'achat se prennent en sachant ce qui est déjà engagé.

Comment ça se passe

Une demi-journée pour choisir ce que vous voulez suivre par atelier, raccordement à vos factures et à votre banque, puis une prise en main sur la campagne en cours.

Ce que ça change

Le bilan cesse d'être une découverte, et les arbitrages de campagne se font sur des chiffres.

Outils mobilisés : Google Sheets, Pennylane, Make

Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.

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Vos logiciels agricoles font leur métier, nous faisons le reste

Un logiciel agriculture sérieux couvre déjà beaucoup : le parcellaire et le registre phytosanitaire avec Mes Parcelles ou Geofolia, le troupeau, les notifications de mouvements et le carnet sanitaire avec les solutions agréées des chambres d'agriculture, la comptabilité et la paie avec Isacompta ou votre centre de gestion. Nous ne touchons à aucun de ces trois périmètres, et c'est volontaire : l'identification des animaux et la télédéclaration relèvent d'outils agréés et de démarches officielles. Notre rôle commence sur ce qui reste entre eux : les factures fournisseurs, la vente directe, l'imputation par atelier, les travaux pour des tiers, les heures des saisonniers et le tableau de bord. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée.

IsacomptaMes ParcellesGeofoliaBoviclic

Et les outils auxquels nous les raccordons

Pennylane
Make
Claude
Airtable
Brevo
Google Sheets
Google Workspace
Google Drive

Notre méthode

Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.

  1. Jour 0 · Gratuit

    On regarde où part votre temps

    Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.

  2. Sous 72 h · Gratuit

    Vous recevez un plan chiffré

    Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.

  3. Jour 14 · 2 semaines

    La première amélioration tourne

    La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.

  4. + 3 mois

    On reste disponible

    Trois mois de corrections offertes, puis joignables par téléphone.

Vous repartez avec

Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.

La liste de vos tâches chronophages

Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.

L'ordre dans lequel les traiter

Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.

Le montant exact

Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.

Ce que ça vous rapporte

Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.

Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.

Pourquoi Agence Okapi

  • Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement sur les exploitations du Limousin et des départements voisins, intervention à distance partout en France.

  • Approche complémentaire de vos logiciels agricoles. Nous travaillons sur ce qu'ils ne couvrent pas plutôt que de vous faire tout reprendre.

  • Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.

  • Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.

Référence

Nous n'avons pas encore livré de mission sur une exploitation agricole, et l'écrire est plus utile que de raconter un cas voisin. Les mécaniques décrites ci-dessus sont celles que nous mettons en place ailleurs : lecture automatique des factures fournisseurs chez un artisan du bâtiment, saisie terrain sur téléphone avec fonctionnement hors connexion chez des équipes mobiles, suivi de marge par chantier dans le paysage. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.

Les questions que nous posent les exploitants

Touchez-vous à l'identification des animaux ou au carnet sanitaire ?

Non. Les notifications de mouvements, l'identification et le carnet sanitaire passent par des logiciels agréés et par les services de votre chambre d'agriculture. C'est un périmètre réglementé et contrôlé, et nous n'avons aucune raison de nous y substituer. Pour ces besoins, adressez-vous à votre chambre ou à un éditeur agréé.

Faites-vous la déclaration PAC ?

Non. La télédéclaration se fait sur le portail de l'État, et l'assistance à la déclaration est proposée par votre chambre d'agriculture. Ce que nous mettons en place est un rappel d'échéance avec la liste des pièces à réunir, pour que la date ne vous surprenne pas. Le reste est votre démarche.

Par quoi commencer quand la trésorerie est tendue ?

Par les factures fournisseurs et la vente directe, dans cet ordre. Ce sont les deux tâches les plus répétitives, celles qui se tiennent le mieux toutes seules, et la mise en place est légère. Le reste attend d'avoir fait ses preuves. Une exploitation n'a pas de raison de commencer par un tableau de bord complet.

Faut-il changer de centre de gestion ou de comptable ?

Non, et ce n'est même pas souhaitable. Votre centre de gestion connaît la fiscalité agricole, les cotisations MSA et les particularités de votre statut. Nous préparons les pièces et nous les lui transmettons dans l'organisation qu'il attend. Nous ne tenons pas les comptes.

Nous n'avons pas de réseau correct sur l'exploitation.

C'est une contrainte fréquente et elle décide de la conception. Une saisie faite dans un bâtiment ou dans une cabine doit fonctionner sans réseau et se synchroniser quand le téléphone retrouve du signal. Nous construisons de cette façon quand c'est nécessaire, et nous le vérifions chez vous avant de valider quoi que ce soit.

Combien ça coûte ?

Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure, comme un espace de commande pour vos clients en vente directe, se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine, et ce qu'il représente en euros sur l'année.

Que se passe-t-il lors du premier échange ?

Nous vous écoutons décrire une semaine type et une campagne type : ce qui arrive comme papier, ce qui se vend et comment, ce qui se retape d'un endroit à l'autre. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré, signé ou pas.

Parlons du bureau de votre exploitation

Décrivez-nous ce qui s'empile et ce qui se retape chez vous, nous identifions ce qui peut être automatisé et ce que ça vous rendrait.

Calculer mes économies en 1 minute

Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.