Logiciel expert comptable et automatisation de la saisie comptable
Des pièces réclamées trois fois au client, des lots d'écritures saisis à la main, un lettrage repoussé à la fin du mois, des échéances déclaratives surveillées sur un tableur. Nous automatisons ce travail de clic pour que vos collaboratrices reviennent au dossier.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Un cabinet d'expertise comptable vend une expertise et facture du temps de collaborateur. Entre les deux s'intercale un travail que personne n'a choisi : réclamer les pièces, les classer, les saisir ligne par ligne, lettrer, pointer la banque, tenir l'échéancier déclaratif. Agence Okapi met en place les outils adaptés à votre besoin et vous aide à les adopter. Les pièces d'achat sont lues, l'imputation est proposée, et la collaboratrice valide au lieu de taper. Les relances de pièces et les reportings clients partent à date fixe. Chaque document entrant se classe à la réception, et l'avancement des dossiers se lit sur un écran. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, et nous intervenons à distance partout en France.
Ce que la saisie comptable coûte vraiment au cabinet
Les pièces se réclament plusieurs fois
Un relevé manquant, une facture d'achat jamais transmise, un justificatif photographié de travers. La collaboratrice écrit, attend, relance, et le dossier reste ouvert trois semaines. Ce temps de relance est facturé à personne et il décale toute la chaîne derrière.
La saisie occupe la journée entière
Sur un cabinet de quatre-vingts dossiers, la saisie des lots d'écritures représente environ dix heures par semaine et par collaboratrice. C'est du travail de reproduction, et c'est le premier poste qu'un cabinet peut récupérer.
L'échéancier déclaratif tient sur un tableur
Les dates de TVA, les acomptes, les clôtures et les dépôts de liasse sont suivis dans un fichier mis à jour à la main. En campagne fiscale, personne ne sait dire en une minute où en est chaque dossier ni quelle échéance tombe la semaine prochaine.
Huit cas d'usage d'automatisation comptable pour un cabinet
Voici ce que nous mettons en place dans les cabinets, de la collecte des pièces au rendez-vous bilan. Chaque carte indique le gain de temps observé. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Collecte des pièces et relances graduées
Chaque dossier sait quelles pièces il attend. Le client est relancé tout seul, par paliers, jusqu'à réception.
1 h 30 gagnée par semaine
01
Collecte des pièces et relances graduées
Ce qu'on nous décrit
La liste des pièces attendues existe dans la tête de la collaboratrice. Elle écrit au client, note de relancer, oublie, reprend quinze jours plus tard. Sur quatre-vingts dossiers, cela fait sept relances par semaine, toujours sur les mêmes retardataires.
Ce qu'on met en place
Nous installons une liste de pièces attendues par dossier et par période, alimentée par ce que votre logiciel de production sait déjà. Tant qu'une pièce manque, le client reçoit un rappel à intervalle croissant, avec la liste exacte de ce qui bloque et un lien de dépôt. La séquence s'arrête à la réception.
Comment ça se passe
Reprise de votre liste de pièces type, écriture des messages avec vous, lancement sur une dizaine de dossiers.
Ce que ça change
Les pièces arrivent plus tôt, le temps de relance tombe à presque rien, et la collaboratrice cesse de porter mentalement l'état de chaque dossier.
Outils mobilisés : Make, Brevo, Airtable
02
Saisie des écritures depuis les factures PDF
Les pièces reçues sont lues, le compte et le journal proposés, la collaboratrice valide au lieu de taper.
6 h gagnées par semaine et par collaboratrice
02
Saisie des écritures depuis les factures PDF
Ce qu'on nous décrit
Les factures d'achat arrivent en PDF, en photo ou dans un dossier partagé, puis sont ressaisies une par une. Trente minutes par lot, une vingtaine de lots par semaine et par collaboratrice : la saisie occupe l'essentiel de la journée.
Ce qu'on met en place
Une chaîne de traitement lit chaque pièce, en extrait le fournisseur, les montants, la TVA et la date, puis propose l'imputation à partir des règles de votre cabinet et de l'historique du dossier. L'écriture arrive préparée dans votre logiciel de production, la collaboratrice contrôle et valide. Les pièces illisibles ou atypiques sont mises de côté pour relecture au lieu de passer avec une erreur.
Comment ça se passe
Un échantillon de vos pièces réelles pour calibrer la lecture, la reprise de vos règles d'imputation, la mise en service sur un dossier témoin.
Ce que ça change
La saisie se transforme en validation. Sur les lots les mieux calibrés, nous observons environ six heures récupérées par semaine et par collaboratrice, qui repartent sur la révision et le conseil.
Outils mobilisés : Make, n8n, OpenAI, Pennylane
03
Lettrage et rapprochement bancaire préparés
Les rapprochements évidents sont proposés automatiquement. Seuls les cas douteux arrivent sur votre écran.
5 h gagnées par mois
03
Lettrage et rapprochement bancaire préparés
Ce qu'on nous décrit
Le pointage entre les écritures et les mouvements bancaires se fait dossier par dossier, sur deux fenêtres côte à côte. Un virement groupé, un règlement partiel ou un libellé tronqué transforment un rapprochement de quinze secondes en recherche de cinq minutes. Compté dans le simulateur à une heure trente par dossier et par mois.
Ce qu'on met en place
Un moteur de rapprochement apparie montant, date et libellé, propose le lettrage quand la correspondance est nette, et regroupe les règlements partiels sous la facture concernée. Ce qui ne se décide pas automatiquement part en file d'attente, avec les deux ou trois candidats les plus probables.
Comment ça se passe
Un historique de vos relevés et de vos écritures pour régler les règles d'appariement, puis la mise en service sur un dossier à fort volume.
Ce que ça change
La collaboratrice ne traite plus que les exceptions, et les comptes de tiers restent lettrés au fil de l'eau au lieu d'être repris en fin d'exercice.
Outils mobilisés : Make, Pennylane, Google Sheets
04
Échéancier déclaratif suivi tout seul
TVA, acomptes, clôtures et dépôts de liasse : chaque échéance est datée par dossier et alerte avant la date.
Aucune échéance découverte la veille
04
Échéancier déclaratif suivi tout seul
Ce qu'on nous décrit
L'échéancier vit dans un tableur tenu à la main, parfois dupliqué par collaboratrice. En campagne, la question « où en est le dossier » demande d'ouvrir trois fichiers, et une échéance se découvre deux jours avant la date limite.
Ce qu'on met en place
Un échéancier unique, alimenté par les régimes et les dates de clôture de vos dossiers, qui génère les échéances de l'année et les répartit par collaboratrice. Chaque échéance alerte au délai que vous choisissez, et une échéance non soldée remonte en tête de liste.
Comment ça se passe
Reprise de votre tableur existant, paramétrage des règles par régime fiscal, deux heures d'atelier pour fixer les délais d'alerte.
Ce que ça change
Plus aucune échéance ne dépend de la vigilance d'une personne, et la charge de la campagne se répartit sur des semaines au lieu des derniers jours.
Outils mobilisés : Make, Airtable, Google Workspace
05
Gestion documentaire classée à la réception
Une pièce déposée se range toute seule dans le bon dossier, le bon exercice et le bon journal.
Pièces retrouvées en quelques secondes
05
Gestion documentaire classée à la réception
Ce qu'on nous décrit
Les pièces arrivent par mail, par dépôt partagé et par message, puis sont renommées et classées à la main. Les conventions de nom varient d'une collaboratrice à l'autre, et retrouver un justificatif réclamé trois ans plus tard devient une fouille.
Ce qu'on met en place
Chaque pièce entrante est identifiée, renommée selon une convention unique et rangée dans l'arborescence du dossier, au bon exercice et au bon journal. Les doublons sont détectés, les pièces non identifiées atterrissent dans une file à traiter.
Comment ça se passe
Définition de votre arborescence et de votre convention de nommage, raccordement de vos canaux de réception.
Ce que ça change
Le classement n'occupe plus personne, et une pièce se retrouve en quelques secondes depuis le nom du client et la période.
Outils mobilisés : Make, n8n, Google Drive, OpenAI
06
Reporting mensuel généré par dossier
Chaque client reçoit ses chiffres commentés à date fixe, sans compilation dans un tableur.
2 h gagnées par semaine
06
Reporting mensuel généré par dossier
Ce qu'on nous décrit
Les clients qui veulent un suivi régulier obligent à compiler les chiffres à la main, dans un tableur remis en forme chaque fois. Une demi-heure par reporting, cinq par semaine, et le document part en retard dès qu'une clôture intermédiaire traîne.
Ce qu'on met en place
Le reporting est produit automatiquement depuis les données de votre logiciel de production : chiffre d'affaires, marge, trésorerie, comparaison avec la même période de l'exercice précédent, et les quelques indicateurs propres au secteur du client. Le document arrive prêt, la collaboratrice ajoute son commentaire et l'envoie.
Comment ça se passe
Deux heures d'atelier pour définir les indicateurs par type de client, construction du modèle, validation sur trois dossiers témoins.
Ce que ça change
Le reporting devient un produit vendable, et le temps récupéré se transforme en temps de conseil, qui est facturable.
Outils mobilisés : Make, Google Sheets, Pennylane
07
Dossier de rendez-vous bilan préparé à l'avance
Les points d'attention du dossier sont remontés avant l'entretien, avec les chiffres et les questions à poser.
50 min gagnées par semaine
07
Dossier de rendez-vous bilan préparé à l'avance
Ce qu'on nous décrit
Avant un rendez-vous bilan ou un point de gestion, il faut vingt minutes pour rouvrir le dossier, retrouver les soldes significatifs et vérifier ce qui a changé depuis l'an dernier. Cinq rendez-vous par semaine, préparés souvent le matin même.
Ce qu'on met en place
Une note de préparation est constituée automatiquement la veille : évolution des postes significatifs, écarts par rapport à l'exercice précédent, comptes d'attente non soldés, sujets ouverts au dernier entretien et échéances à venir. L'expert-comptable arrive avec les bonnes questions déjà écrites.
Comment ça se passe
Reprise de ce que vous regardez réellement avant un entretien, construction de la note, ajustement après les premiers rendez-vous.
Ce que ça change
L'entretien démarre sur le fond, et les sujets de conseil se repèrent avant la réunion au lieu d'être trouvés pendant.
Outils mobilisés : Claude, Make, Google Workspace
08
Avancement des dossiers de bilan visible en campagne
Chaque dossier porte son étape, sa collaboratrice et sa date limite. L'état du cabinet tient sur un écran.
2 à 3 h gagnées par mois
08
Avancement des dossiers de bilan visible en campagne
Ce qu'on nous décrit
En pleine campagne, répondre à la question « combien de bilans restent à sortir et lesquels sont en danger » demande une demi-heure de tour des bureaux. La charge est mal répartie, et un dossier bloqué par une pièce manquante peut rester invisible plusieurs semaines.
Ce qu'on met en place
Un tableau d'avancement alimenté par votre logiciel de production et par l'état de la collecte des pièces : étape en cours, collaboratrice affectée, date limite, motif de blocage. La répartition de charge se voit par personne.
Comment ça se passe
Deux heures d'atelier pour définir vos étapes et vos règles d'alerte, une heure de prise en main avec l'équipe.
Ce que ça change
L'état du cabinet se lit en une minute, et les dossiers bloqués se débloquent pendant qu'il reste du temps.
Outils mobilisés : Airtable, Google Sheets, Make
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre logiciel de gestion comptable fait son métier, nous faisons le reste
Les logiciels de production comptable couvrent bien leur périmètre : les journaux, la révision, la liasse fiscale, les états financiers. Les outils de pré-comptabilité installés chez vos clients, Dext ou Chaintrust par exemple, couvrent la capture des pièces. Notre rôle commence au raccordement entre tout cela, c'est-à-dire la collecte chez le client, les relances, la gestion documentaire, les règles d'imputation, l'échéancier déclaratif et vos tableaux d'avancement. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée, sauf si l'outil en place bloque réellement, et nous le disons à ce moment-là.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
n8n
Automatisation open source, hébergeable sur vos serveurs
OpenAI
GPT, assistants IA et traitement de texte
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Google Drive
Stockage et partage de fichiers en ligne
Claude
IA conversationnelle et analyse de documents
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste disponible
Trois mois de corrections offertes, puis joignables par téléphone.
Vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre logiciel de production comptable. Nous raccordons ce que vous avez déjà plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Références
Notre étude de cas en cabinet d'expertise comptable est en cours de formalisation. Nous avons en revanche livré des chaînes de lecture automatique de factures et de pièces justificatives, avec remontée directe en comptabilité. Demandez-nous cette référence lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les experts-comptables
Faut-il changer de logiciel de production comptable ?
Non. Changer d'outil de production dans un cabinet coûte des mois de reprise et de formation, pour un gain qui n'est pas là. Nous nous raccordons à celui que vous utilisez, dès lors qu'il expose ses données par interface ou par import structuré, ce que nous vérifions au diagnostic.
Quelle fiabilité sur la lecture automatique des pièces ?
Elle dépend de la qualité des pièces et du volume disponible pour calibrer. Sur des factures de fournisseurs réguliers, la proposition d'imputation est juste dans la très grande majorité des cas. La validation reste humaine, et les pièces atypiques sont écartées vers une file de relecture au lieu de passer en silence.
Les données de nos clients sortent-elles du cabinet ?
C'est un point que nous traitons au diagnostic, avant toute mise en place. Plusieurs des outils que nous employons s'hébergent sur vos propres serveurs ou en Europe, et nous choisissons l'option selon votre engagement de confidentialité. Nous documentons ce qui circule et vers où, et ce document reste en votre possession.
Mes collaboratrices vont-elles perdre leur poste ?
L'enjeu que nous rencontrons dans les cabinets est l'inverse : la charge de saisie empêche de prendre de nouveaux dossiers et occupe des personnes qualifiées sur du travail de reproduction. Le temps récupéré va sur la révision, le conseil et les dossiers supplémentaires, qui se facturent mieux que la saisie.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure, comme un portail de collecte propre à votre cabinet, se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC selon son ampleur. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Quand est-ce qu'on travaille, si nous sommes en pleine campagne ?
Les échanges sont courts et se calent sur vos créneaux, en général après les dates de dépôt. Si votre période de pointe arrive, nous commençons par le diagnostic et nous plaçons la mise en service juste après, de façon à ce que la campagne suivante en bénéficie.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une semaine type du cabinet, la répartition des dossiers et ce qui prend du temps sans se facturer. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré. Ce document vous appartient, signé ou pas.
Parlons de votre semaine type
Décrivez-nous le fonctionnement de votre cabinet, nous identifions ce qui peut être automatisé chez vous et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.