Logiciel de gestion et automatisation pour la restauration
Les commandes passées fournisseur par fournisseur, la caisse clôturée chaque soir après le service, le planning refait à chaque absence et la carte à republier sur trois canaux. Nous automatisons l'administratif pour qu'il cesse de manger vos avant-services et vos fins de soirée.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Dans un restaurant, l'administratif ne trouve jamais sa place dans la journée : il se fait avant le service ou après la fermeture, sur des journées déjà longues. Commandes aux fournisseurs, clôture de caisse, plannings de salle, carte à tenir à jour sur le site et les réseaux. Agence Okapi ne remplace pas votre caisse ni votre logiciel de gestion : nous les connectons entre eux et à votre comptabilité, pour que ces tâches cessent d'attendre la fermeture. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, nous nous déplaçons dans le Limousin et nous intervenons à distance partout en France.
Ce qui se fait toujours en dehors du service
Une commande par fournisseur
Le boulanger, le primeur, le boucher, le caviste, l'épicerie. Chaque commande se prépare séparément, souvent de mémoire ou en allant vérifier en réserve, et une rupture se découvre au moment du coup de feu.
La caisse se clôture après la fermeture
Le ticket Z, le comptage, le dépôt, la saisie. Vingt minutes chaque soir, six jours sur sept, à un moment où personne n'a plus d'énergie. C'est aussi là que les écarts passent inaperçus.
Le planning se refait à chaque absence
Un arrêt, un remplacement, un coup de feu imprévu : le planning de salle se recompose, puis il faut prévenir chacun. Les heures réellement faites se reconstituent en fin de mois pour la paie.
Huit cas d'usage concrets pour la restauration
Voici ce que nous mettons en place dans les restaurants, de la réserve à la salle. Chaque carte indique le gain de temps observé et le délai de mise en service. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Commandes fournisseurs préparées seules
Les quantités se proposent depuis vos consommations et vos seuils. Vous validez, la commande part.
1 h 20 gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
01
Commandes fournisseurs préparées seules
Ce qu'on nous décrit
Chaque fournisseur demande sa propre commande, préparée de mémoire ou après un tour en réserve. Vingt minutes par commande, quatre fois par semaine, et une rupture se découvre quand même en plein service.
Ce qu'on met en place
Les commandes récurrentes deviennent des trames par fournisseur, alimentées par vos consommations et par des seuils de réapprovisionnement. La proposition arrive à jour fixe, vous ajustez et validez, l'envoi se fait tout seul.
Comment ça se passe
Reprise de vos fournisseurs et de vos commandes types, réglage des seuils, une heure de prise en main.
Ce que ça change
Le temps de commande est divisé, et les ruptures en service deviennent rares parce que les seuils alertent avant.
Outils mobilisés : Make, n8n, Airtable
02
Clôture de caisse sans ressaisie
Les chiffres du jour remontent de la caisse vers la comptabilité, sans passer par un tableur.
1 h 40 gagnée par semaineEn service en 2 semaines
02
Clôture de caisse sans ressaisie
Ce qu'on nous décrit
Le ticket Z est lu, recopié dans un tableur, puis transmis au comptable en fin de mois. Vingt minutes chaque soir après la fermeture, et un écart de caisse se repère rarement le jour même.
Ce qu'on met en place
Les chiffres du jour sont récupérés automatiquement de votre caisse et poussés vers votre comptabilité, avec une alerte quand l'écart dépasse le seuil que vous fixez.
Comment ça se passe
Raccordement de votre caisse et de votre comptabilité, réglage du seuil d'alerte, validation sur une semaine témoin.
Ce que ça change
La clôture du soir se réduit au comptage, et un écart se voit le lendemain au lieu de la fin du mois.
Outils mobilisés : Make, Pennylane, Stripe
03
Plannings de salle et heures réelles
Le planning se partage, un changement prévient les concernés, et les heures remontent pour la paie.
1 h gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
03
Plannings de salle et heures réelles
Ce qu'on nous décrit
Le planning se refait à chaque absence, puis chacun est prévenu individuellement. Les heures réellement faites, avec les coupures et les dépassements, se reconstituent en fin de mois.
Ce qu'on met en place
Un planning partagé que chacun consulte depuis son téléphone, où un changement prévient automatiquement les personnes concernées. Les heures réalisées remontent au fil de l'eau vers la paie.
Comment ça se passe
Reprise de votre organisation de service, mise en place, une demi-heure de prise en main par personne.
Ce que ça change
Plus d'appels pour prévenir d'un changement, et la paie se prépare sans reconstitution.
Outils mobilisés : Make, Airtable, Google Workspace
04
Carte et suggestions publiées partout en une fois
Un changement de carte se répercute sur le site, la fiche Google et les réseaux, sans trois saisies.
30 min gagnées par semaineEn service en 1 à 2 semaines
04
Carte et suggestions publiées partout en une fois
Ce qu'on nous décrit
Une suggestion du jour, un plat retiré, un changement de prix : l'information se ressaisit sur le site, sur la fiche Google et sur les réseaux. En pratique, un des trois reste périmé.
Ce qu'on met en place
La carte est tenue à un seul endroit et se publie sur l'ensemble de vos canaux. Les suggestions du jour peuvent partir à heure fixe, préparées la veille.
Comment ça se passe
Raccordement de vos canaux, reprise de votre carte, une heure de prise en main.
Ce que ça change
Un client ne se déplace plus pour un plat qui n'est plus à la carte, et la publication cesse d'être une corvée quotidienne.
Outils mobilisés : Make, n8n, Google Workspace
05
Réservations confirmées et rappelées
Confirmation immédiate, rappel la veille, et le couvert se libère quand le client annule.
Couverts récupérésEn service en 1 à 2 semaines
05
Réservations confirmées et rappelées
Ce qu'on nous décrit
Les réservations arrivent par téléphone, par message et par la fiche Google. Les clients qui ne viennent pas sans prévenir laissent des tables vides un soir de service complet.
Ce qu'on met en place
Une confirmation part dès la réservation, un rappel la veille avec un lien d'annulation en un geste. Une table libérée redevient disponible immédiatement sur vos canaux.
Comment ça se passe
Raccordement de vos canaux de réservation, écriture des messages avec vous, mise en service.
Ce que ça change
Les absences diminuent nettement grâce au rappel, et les annulations se transforment en couverts repris.
Outils mobilisés : Make, Brevo, Calendly
06
Avis demandés au bon moment
La demande d'avis part après le repas, pas trois semaines plus tard, et les mécontents sont rappelés.
Aucune action manuelleEn service en 1 à 2 semaines
06
Avis demandés au bon moment
Ce qu'on nous décrit
Les avis en ligne décident d'une grande part du remplissage en centre-ville, et personne n'a le temps de les demander pendant le service.
Ce qu'on met en place
Une demande d'avis part automatiquement après le repas, pour les clients dont vous avez le contact. Un retour négatif déclenche une alerte pour que vous puissiez rappeler avant qu'il devienne public.
Comment ça se passe
Paramétrage du déclencheur, écriture du message, mise en service sur une semaine pilote.
Ce que ça change
Le nombre d'avis augmente régulièrement, et les mécontentements se règlent en direct plutôt qu'en ligne.
Outils mobilisés : Make, Brevo
07
Marge par plat et coût matière suivis
Le prix d'achat des ingrédients remonte dans vos fiches techniques, et la marge se recalcule seule.
2 h gagnées par moisEn service en 3 à 4 semaines
07
Marge par plat et coût matière suivis
Ce qu'on nous décrit
Les prix fournisseurs bougent en permanence, les fiches techniques sont figées, et la marge réelle d'un plat n'est connue qu'au ressenti. Un plat peut devenir déficitaire sans que personne le voie.
Ce qu'on met en place
Les prix d'achat des factures fournisseurs remontent automatiquement dans vos fiches techniques, et la marge par plat se recalcule. Une alerte signale les plats passés sous votre seuil.
Comment ça se passe
Reprise de vos fiches techniques, raccordement des factures fournisseurs, deux heures d'atelier sur vos seuils.
Ce que ça change
Les plats à retravailler se repèrent avant la prochaine impression de carte, sur des chiffres et non au ressenti.
Outils mobilisés : Make, OpenAI, Airtable, Google Sheets
08
Factures fournisseurs traitées à réception
Les factures arrivées par mail sont lues, les montants extraits, les écarts de prix signalés.
1 h gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
08
Factures fournisseurs traitées à réception
Ce qu'on nous décrit
Les factures des cinq fournisseurs s'accumulent jusqu'à la fin du mois, puis sont saisies d'un bloc. Une hausse de prix passée sans prévenir ne se remarque pas.
Ce qu'on met en place
Une chaîne de traitement lit les factures entrantes, en extrait le fournisseur et les montants, pousse le résultat vers la comptabilité et signale tout écart par rapport au prix habituel.
Comment ça se passe
Un échantillon de vos factures réelles pour calibrer la lecture, la mise en service, le réglage du seuil d'écart.
Ce que ça change
La saisie de fin de mois disparaît, et une hausse de prix se discute avec le fournisseur dans la semaine.
Outils mobilisés : Make, n8n, OpenAI, Pennylane
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre caisse fait son métier, nous faisons le reste
Les logiciels de caisse et de gestion couvrent l'encaissement, les fiches techniques et parfois les stocks. Notre rôle commence au raccordement : les fournisseurs, la comptabilité, les plannings, les canaux de réservation et la publication de votre carte. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée, sauf si l'outil en place bloque réellement, et nous le disons à ce moment-là.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
n8n
Automatisation open source, hébergeable sur vos serveurs
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Stripe
Paiement en ligne, abonnements et facturation
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Calendly
Prise de rendez-vous en ligne automatisée
OpenAI
GPT, assistants IA et traitement de texte
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste derrière
Trois mois de corrections sans refacturation, puis joignables par téléphone.
Ce que vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Ce document vous appartient, que vous donniez suite ou non. Et si nous ne pouvons pas vous aider, nous vous le disons.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre caisse et de votre logiciel de gestion. Nous raccordons ce que vous avez déjà plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Références
Notre étude de cas en restauration est en cours de formalisation. Nous avons en revanche livré un outil de traçabilité en cuisine, utilisé quotidiennement sur tablette par des équipes en conditions réelles. Demandez-nous cette référence lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les restaurateurs
Faut-il changer de caisse ?
Non, et c'est rarement souhaitable. Changer de caisse veut dire réapprendre un outil en plein service, ce qui coûte plus que ça ne rapporte. Nous nous raccordons à celle que vous avez, dès lors qu'elle expose ses données, ce que nous vérifions au diagnostic.
Quand est-ce qu'on travaille, si je suis en service midi et soir ?
Les échanges se calent sur vos créneaux creux, généralement l'après-midi ou le jour de fermeture, et ils sont courts. La mise en place se fait de notre côté, vous n'intervenez qu'à la validation et à la prise en main.
Mon équipe tourne beaucoup, les nouveaux vont-ils s'y retrouver ?
C'est un critère de choix. Un outil de salle doit s'apprendre en quelques minutes, sinon il sera contourné dès le premier coup de feu. Nous privilégions ce qui se comprend sans formation et nous testons avec une personne de l'équipe avant de déployer.
Et l'hygiène et la traçabilité ?
Les relevés de température et la traçabilité sont un domaine réglementé, avec des outils dédiés que nous ne remplaçons pas. Nous pouvons en revanche automatiser leur saisie et leur archivage, et alerter quand un relevé manque.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC selon son ampleur. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une semaine type, votre organisation entre cuisine et salle, et ce qui vous prend du temps en dehors du service. Il n'y a pas de présentation commerciale. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré. Ce document vous appartient, signé ou pas.
Parlons de votre semaine type
Décrivez-nous votre fonctionnement, nous identifions ce qui peut être automatisé chez vous et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.