Logiciel de gestion et automatisation pour les entreprises du paysage
Heures d'équipe récupérées le vendredi sur des bouts de papier, devis d'entretien refaits chaque année, rentabilité de chantier connue en fin de mois, planning à refaire à chaque averse. Nous connectons vos outils pour vous rendre du temps et rendre vos marges visibles.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Une entreprise du paysage pilote plusieurs équipes sur plusieurs chantiers par jour, avec des marges sous pression et une météo qui décide du planning. Agence Okapi ne remplace pas votre logiciel de devis : nous le connectons à votre pointage, à votre comptabilité et à votre suivi de chantier, pour que les heures se consolident seules et que la marge se voie pendant le chantier. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, nous nous déplaçons dans le Limousin et nous intervenons à distance partout en France.
Ce qui coûte le plus dans une entreprise du paysage
Les heures d'équipe se reconstituent
Plusieurs équipes, plusieurs chantiers par jour, et un pointage récupéré en fin de semaine sur des notes manuscrites. La consolidation prend une heure et demie, il manque toujours des lignes, et ces heures ne servent donc ni à la paie ni au calcul de marge.
La marge se découvre après coup
Les heures passées, les végétaux achetés et le montant vendu existent, mais dans trois endroits séparés. Un chantier déficitaire se repère en fin de mois, quand il est trop tard pour corriger le devis ou l'organisation.
La météo refait le planning
Une averse annoncée déclenche une série d'appels pour décaler les équipes, prévenir les clients et recomposer les tournées. C'est du temps de gérant qui part en coordination plutôt qu'en développement commercial.
Huit cas d'usage concrets pour le paysage
Voici ce que nous mettons en place chez les entreprises du paysage, du pointage au pilotage. Chaque carte indique le gain de temps observé et le délai de mise en service. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Pointage des heures depuis le chantier
Chaque jardinier pointe depuis son téléphone, rattaché au chantier du jour. La consolidation du vendredi disparaît.
1 h 30 gagnée par semaineEn service en 2 semaines
01
Pointage des heures depuis le chantier
Ce qu'on nous décrit
Les heures arrivent en fin de semaine sur des notes manuscrites, parfois incomplètes. Quelqu'un passe une heure et demie à les saisir et à retrouver qui était sur quel chantier.
Ce qu'on met en place
Un pointage mobile simple, utilisable avec des gants, rattaché au chantier du jour. Les heures remontent au fil de l'eau vers la paie et vers le suivi de rentabilité.
Comment ça se passe
Un test d'une semaine avec un chef d'équipe, puis le déploiement sur les équipes, une demi-heure de prise en main par personne.
Ce que ça change
La paie se prépare sans reconstitution, et les heures deviennent une donnée exploitable pour savoir ce qu'un chantier a réellement coûté.
Outils mobilisés : Airtable, Make
02
Rentabilité visible pendant le chantier
Montant vendu, heures pointées, achats engagés et reste à faire, par chantier, mis à jour chaque jour.
1 h gagnée par semaineEn service en 3 à 4 semaines
02
Rentabilité visible pendant le chantier
Ce qu'on nous décrit
La marge d'un chantier se calcule une fois qu'il est terminé, en recoupant trois sources. Les dérapages se constatent au lieu de se corriger.
Ce qu'on met en place
Un tableau de bord alimenté automatiquement par votre devis, votre pointage et vos factures fournisseurs, avec une alerte quand les heures consommées dépassent le prévu.
Comment ça se passe
Deux heures d'atelier pour définir vos indicateurs, le raccordement aux sources, une heure de prise en main.
Ce que ça change
Un chantier qui dérape se voit dans la semaine, ce qui laisse le temps d'ajuster l'organisation ou de demander un avenant.
Outils mobilisés : Airtable, Google Sheets, Notion
03
Devis d'entretien reconduits sans ressaisie
Les contrats annuels se régénèrent depuis l'historique, révision de prix appliquée, prêts à valider.
2 à 3 h gagnées par semaineEn service en 2 à 3 semaines
03
Devis d'entretien reconduits sans ressaisie
Ce qu'on nous décrit
Les devis d'entretien reviennent chaque année, quasiment identiques, et sont pourtant refaits à la main. La reconduction d'un portefeuille occupe plusieurs soirées.
Ce qu'on met en place
Les prestations récurrentes deviennent des trames paramétrées. La reconduction se génère depuis l'historique du client, avec la révision de prix appliquée, et vous validez avant envoi.
Comment ça se passe
Une séance sur vos devis d'entretien existants, le paramétrage des trames, une heure de prise en main.
Ce que ça change
La campagne de reconduction se traite en une matinée, et aucun contrat ne passe à la trappe.
Outils mobilisés : Make, n8n
04
Replanification météo semi-automatique
Les équipes et les clients sont prévenus avant la pluie, sans série d'appels le matin.
1 h 30 gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
04
Replanification météo semi-automatique
Ce qu'on nous décrit
Une averse annoncée déclenche une série d'appels pour décaler les équipes et avertir les clients. Le gérant y passe sa matinée.
Ce qu'on met en place
Une surveillance météo sur vos zones de chantier déclenche une proposition de replanification, un message aux équipes concernées et un avertissement aux clients. Vous validez le report, le reste part tout seul.
Comment ça se passe
Paramétrage des zones et des seuils de déclenchement, écriture des messages avec vous, mise en service sur une semaine pilote.
Ce que ça change
Les équipes savent la veille au soir où elles vont, et les clients sont prévenus sans que personne les appelle un par un.
Outils mobilisés : Make, n8n, Brevo
05
Relance des factures impayées
Les relances partent seules à échéance, avec le numéro de facture, et s'arrêtent au paiement.
2 à 3 h gagnées par moisEn service en 1 à 2 semaines
05
Relance des factures impayées
Ce qu'on nous décrit
Les délais de paiement s'allongent, en particulier sur les copropriétés et les marchés publics. Les relances dépendent de qui pense à regarder les encours.
Ce qu'on met en place
Une relance automatique à échéance, puis à intervalles réguliers, avec le numéro de facture et le montant. La séquence s'arrête dès que le paiement est encaissé.
Comment ça se passe
Raccordement à votre facturation, écriture des messages avec vous, lancement sur les encours en cours.
Ce que ça change
Les encours diminuent sans que personne surveille un tableau, et les relances cessent de dépendre de la charge de la semaine.
Outils mobilisés : Make, Pennylane, Brevo
06
Photos avant et après par chantier
Les photos se rangent dans le dossier du client, horodatées, prêtes pour la réception et pour votre communication.
1 h gagnée par semaineEn service en 2 semaines
06
Photos avant et après par chantier
Ce qu'on nous décrit
Les photos d'avancement et de finition sont réparties sur plusieurs téléphones. Elles servent à prouver un travail en cas de contestation et à alimenter la communication, mais personne ne les retrouve au bon moment.
Ce qu'on met en place
Une application mobile qui range chaque photo dans le dossier du chantier, avec la date et l'auteur. Elle fonctionne sans réseau et synchronise au retour au dépôt.
Comment ça se passe
Choix de l'outil, paramétrage des dossiers de chantier, une demi-heure de prise en main par équipe.
Ce que ça change
Le dossier de réception se constitue tout seul, et vous disposez d'une banque d'avant-après utilisable commercialement.
Outils mobilisés : Airtable, Google Drive
07
Factures de végétaux et de fournitures traitées seules
Les factures des pépiniéristes et des fournisseurs sont lues, extraites et rattachées au bon chantier.
2 à 3 h gagnées par semaineEn service en 2 à 3 semaines
07
Factures de végétaux et de fournitures traitées seules
Ce qu'on nous décrit
Les achats de végétaux, de terre et de matériel arrivent par mail et par bon de livraison papier. Les ressaisir et deviner à quel chantier les affecter prend plusieurs heures par semaine.
Ce qu'on met en place
Une chaîne de traitement lit les factures entrantes, en extrait le fournisseur et les montants, et pousse le résultat vers la comptabilité et vers le suivi de chantier. Les documents douteux partent en relecture plutôt que de passer avec une erreur.
Comment ça se passe
Un échantillon de vos factures réelles pour calibrer la lecture, la mise en service, puis le réglage du seuil de contrôle.
Ce que ça change
Les achats sont affectés au bon chantier au fil de l'eau, ce qui est la condition pour que la marge affichée soit juste.
Outils mobilisés : Make, n8n, OpenAI, Pennylane
08
Réponse immédiate aux demandes de devis
Une demande entrante déclenche un accusé de réception avec créneaux de visite, une alerte et une fiche prospect.
1 h gagnée par semaineEn service en 1 à 2 semaines
08
Réponse immédiate aux demandes de devis
Ce qu'on nous décrit
Les demandes arrivent au printemps, en pleine saison, quand vous êtes sur les chantiers. Rappeler deux jours plus tard revient souvent à passer après un confrère.
Ce qu'on met en place
La demande déclenche immédiatement un accusé de réception proposant des créneaux de visite, une alerte sur votre téléphone, et la création d'une fiche avec le contexte saisi par le client.
Comment ça se passe
Paramétrage du formulaire, écriture des messages, raccordement à votre agenda et à votre suivi commercial.
Ce que ça change
Le prospect a une réponse dans la minute, en pleine saison comme en creux, et aucune demande ne se perd.
Outils mobilisés : Make, Calendly, Pipedrive
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre logiciel de devis fait son métier, nous faisons le reste
Les logiciels de gestion du paysage couvrent le devis, le chiffrage et la facturation. Notre rôle commence au raccordement : le pointage des heures, la comptabilité, l'agenda, les photos de chantier et le tableau de bord de rentabilité. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée, sauf si l'outil en place bloque réellement, et nous le disons à ce moment-là.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
n8n
Automatisation open source, hébergeable sur vos serveurs
OpenAI
GPT, assistants IA et traitement de texte
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Pipedrive
CRM centré sur le pipeline de vente
Notre méthode
Étape 1
Identification
Ressaisies manuelles, relances qui passent entre les mailles, fichiers dispersés, suivi client approximatif : lors d’un premier échange, nous identifions les tâches répétitives, les pertes d’information et les blocages qui vous coûtent du temps chaque semaine. Nous passons en revue vos processus, vos outils et votre organisation pour identifier précisément où se situent les pertes de temps.
Un premier échange gratuit et sans engagement, pour y voir plus clair.
Étape 2
Création d’un plan d’action
Nous créons un document pour vous, entièrement gratuit, contenant un récapitulatif des tâches chronophages, des processus dysfonctionnels et des blocages de votre quotidien que nous avons identifiés. Le document détaille ensuite ce que nous recommandons de traiter en priorité, avec quels outils, pour quel résultat et à quel budget.
Ce document est un point de départ. Vous choisissez ce qui a du sens pour votre activité.
Étape 3
Développement & Mise en place
Nous mettons en place les outils et les automatisations adaptés à votre activité, ou nous développons une solution sur mesure à un tarif abordable : application web ou mobile, tableau de bord, portail client, outil de gestion interne.
Nous restons en contact avec vous à chaque étape. Chaque outil est simple à utiliser et pensé pour s’intégrer naturellement dans votre quotidien.
Étape 4
Adoption
Du temps libéré, des données fiables, une vue d’ensemble sur votre activité. Ce qui vous prenait auparavant 2 heures chaque semaine se fait maintenant automatiquement en 5 minutes. Vous retrouvez de la clarté et du temps pour ce qui compte vraiment.
Notre engagement : des solutions qui fonctionnent réellement. Notre accompagnement se poursuit après le déploiement.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement sur les chantiers du Limousin et des départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre logiciel de devis. Nous raccordons ce que vous avez déjà plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui comprend la contrainte de terrain et écrit lui-même les automatisations.
Références
Notre étude de cas dans le paysage est en cours de formalisation. Nous avons en revanche livré des applications de suivi terrain à des équipes qui travaillent dans les mêmes conditions, sur tablette et hors connexion. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les paysagistes
Mes jardiniers vont-ils vraiment utiliser une application ?
C'est la contrainte qui décide du choix de l'outil. Un pointage de chantier doit se faire avec des gants, sur un écran sale, en moins de dix secondes, et fonctionner sans réseau. Nous testons toujours avec une personne de l'équipe avant de déployer, et nous changeons d'outil si la prise en main ne passe pas.
Ça fonctionne sans réseau sur un chantier isolé ?
Oui. Les applications de terrain que nous mettons en place enregistrent en local et synchronisent dès que le réseau revient. Un pointage, une photo ou un relevé saisi dans une zone sans couverture se retrouve au dépôt.
Faut-il changer de logiciel de devis ?
Non, et c'est rarement souhaitable. Votre logiciel chiffre bien, nous le raccordons au reste. Quand un outil du marché répond mieux à un besoin que vous avez, nous le présentons avec ce qu'il apporte et ce qu'il coûte, et la décision reste la vôtre.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC selon son ampleur. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
On est en pleine saison, est-ce le bon moment ?
La saison est le moment où le temps perdu coûte le plus cher, et celui où vous en avez le moins pour conduire un chantier interne. Nous commençons donc par une seule tâche, celle qui vous coûte le plus, avec une mise en service en deux semaines et une prise en main d'une demi-heure. Les sujets plus larges attendent la basse saison.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une semaine type, vos équipes, vos outils et ce qui vous prend du temps. Il n'y a pas de présentation commerciale. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré. Ce document est à vous, signé ou pas.
Parlons de votre semaine type
Décrivez-nous votre fonctionnement, nous identifions ce qui peut être automatisé chez vous et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.