Logiciel de gestion et automatisation pour les transporteurs
Le planning se refait trois fois par jour, les bons de livraison reviennent froissés du camion, la facturation attend qu'on ait tout ressaisi et les relances passent après le reste. Nous automatisons l'administratif pour que l'exploitation reste à l'exploitation.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Dans une entreprise de transport, le temps perdu se concentre à l'exploitation et à l'administratif, pas sur la route. Une ou deux personnes replanifient les tournées au gré des aléas, saisissent les bons de livraison, préparent une facturation détaillée prestation par prestation et courent après les règlements. Agence Okapi ne remplace pas votre logiciel d'exploitation : nous le connectons à vos chauffeurs, à votre facturation et à votre comptabilité, pour que ces tâches se fassent seules. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, nous nous déplaçons dans le Limousin et nous intervenons à distance partout en France.
Ce qui coûte le plus dans une entreprise de transport
Le planning se refait plusieurs fois par jour
Un retard au chargement, une commande urgente, un chauffeur absent. Chaque aléa oblige à recomposer les tournées, puis à prévenir les chauffeurs un par un et les clients concernés. Sur une flotte d'une dizaine de véhicules, c'est le premier poste de temps de l'exploitation.
Les bons de livraison reviennent du camion
Le bon signé revient froissé en fin de tournée, parfois le lendemain, parfois jamais. Tant qu'il n'est pas ressaisi, la prestation ne peut pas être facturée, et un bon perdu devient une livraison contestée.
La facturation attend la saisie
Une facture de transport se détaille prestation par prestation, avec les kilomètres, les attentes et les suppléments. Elle se prépare donc à la main, après coup, et part avec plusieurs jours de retard. La trésorerie suit le même décalage.
Huit cas d'usage concrets pour le transport
Voici ce que nous mettons en place chez les transporteurs, de l'exploitation à la facturation. Chaque carte indique le gain de temps observé et le délai de mise en service. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Planning des chauffeurs et des tournées
Un décalage se répercute seul : le chauffeur concerné est prévenu, le client suivant aussi, la tournée se recompose.
4 à 5 h gagnées par semaineEn service en 3 à 4 semaines
01
Planning des chauffeurs et des tournées
Ce qu'on nous décrit
Le planning se recompose plusieurs fois par jour. Chaque modification se paie en appels aux chauffeurs et en messages aux clients, et l'exploitation passe sa journée à coordonner plutôt qu'à optimiser.
Ce qu'on met en place
Un planning partagé où un déplacement répercute automatiquement ses conséquences : notification au chauffeur concerné, information du client suivant, recomposition de la tournée selon les kilomètres et les créneaux. Chaque chauffeur consulte sa journée depuis son téléphone, toujours à jour.
Comment ça se passe
Reprise de votre façon de planifier, raccordement à vos contacts clients et à vos chauffeurs, une demi-heure de prise en main par personne.
Ce que ça change
Le temps passé à prévenir tout le monde disparaît, et plus personne ne part sur une tournée annulée.
Outils mobilisés : Make, n8n, Google Workspace
02
Bons de livraison signés sur le téléphone
Le destinataire signe sur l'écran du chauffeur. Le bon arrive au bureau avant que le camion rentre.
1 h 40 gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
02
Bons de livraison signés sur le téléphone
Ce qu'on nous décrit
Les bons papier reviennent en fin de tournée, froissés, parfois illisibles, parfois perdus. Il faut les ressaisir avant de pouvoir facturer, et un bon manquant transforme une livraison faite en livraison contestée.
Ce qu'on met en place
Une signature sur l'écran du téléphone à la livraison, avec horodatage, photo du colis si nécessaire et envoi immédiat au bureau. L'application fonctionne sans réseau et synchronise au retour de couverture.
Comment ça se passe
Choix de l'outil selon vos chauffeurs, paramétrage des champs utiles, une demi-heure de prise en main par personne.
Ce que ça change
La preuve de livraison est disponible immédiatement, la ressaisie disparaît, et une contestation se règle avec une signature datée.
Outils mobilisés : Airtable, Make
03
Facturation préparée depuis les tournées
Les prestations réalisées alimentent la facture : kilomètres, attentes, suppléments, sans ressaisie.
2 à 3 h gagnées par semaineEn service en 3 à 4 semaines
03
Facturation préparée depuis les tournées
Ce qu'on nous décrit
Une facture de transport se détaille ligne par ligne, et ces lignes existent déjà dans le planning et dans les bons de livraison. Elles sont pourtant recopiées à la main, ce qui retarde l'envoi de plusieurs jours.
Ce qu'on met en place
La facture se prépare automatiquement depuis les tournées réalisées et les bons signés, avec les kilomètres, les temps d'attente et les suppléments appliqués selon votre grille. Vous validez avant envoi.
Comment ça se passe
Reprise de votre grille tarifaire et de vos conditions par client, raccordement à votre facturation, validation sur un mois témoin.
Ce que ça change
Le délai entre la prestation et la facture tombe à quelques heures, et les oublis de suppléments cessent.
Outils mobilisés : Make, n8n, Pennylane
04
Heures et frais des chauffeurs consolidés
Amplitude, coupures, frais de route : tout remonte depuis le téléphone, prêt pour la paie.
1 h 40 gagnée par semaineEn service en 2 à 3 semaines
04
Heures et frais des chauffeurs consolidés
Ce qu'on nous décrit
Les heures de conduite, les amplitudes et les frais de route se récupèrent en fin de semaine sur des feuilles et des tickets. La consolidation est longue et les écarts se discutent après coup.
Ce qu'on met en place
Une saisie mobile des heures et des frais, rattachée à la tournée du jour, avec photo du justificatif. Les données remontent au fil de l'eau vers la paie et vers le calcul du coût de revient par tournée.
Comment ça se passe
Un test d'une semaine avec un chauffeur, puis le déploiement sur la flotte, une demi-heure par personne.
Ce que ça change
La paie se prépare sans reconstitution, et le coût réel d'une tournée devient connu.
Outils mobilisés : Airtable, Make
05
Relance des factures impayées
Les relances partent seules à échéance, avec le numéro de facture, et s'arrêtent au règlement.
1 h 15 gagnée par semaineEn service en 1 à 2 semaines
05
Relance des factures impayées
Ce qu'on nous décrit
Les délais de règlement sont longs dans le transport, et les relances dépendent de qui pense à regarder les encours. En période chargée, personne n'y pense.
Ce qu'on met en place
Une relance automatique à échéance, puis à intervalles réguliers, avec le numéro de facture, le montant et les prestations concernées. La séquence s'arrête dès l'encaissement.
Comment ça se passe
Raccordement à votre facturation, écriture des messages avec vous, lancement sur les encours en cours.
Ce que ça change
Les encours diminuent sans que personne surveille un tableau, et les relances cessent de dépendre de la charge de la semaine.
Outils mobilisés : Make, Pennylane, Brevo
06
Suivi des entretiens et des contrôles de la flotte
Révisions, contrôles techniques, chronotachygraphes : l'échéance est annoncée avant d'arriver.
Immobilisations évitéesEn service en 2 semaines
06
Suivi des entretiens et des contrôles de la flotte
Ce qu'on nous décrit
Les échéances de la flotte vivent dans un tableur et dans la tête de l'exploitant. Une révision oubliée immobilise un véhicule un jour de pointe, un contrôle dépassé expose l'entreprise.
Ce qu'on met en place
Un suivi par véhicule avec les échéances de révision, de contrôle technique et de contrôle réglementaire, alimenté par les kilomètres relevés. Une alerte part assez tôt pour que l'intervention se planifie en creux d'activité.
Comment ça se passe
Reprise de votre parc et de ses échéances, définition des seuils d'alerte, mise en service.
Ce que ça change
Les immobilisations se planifient au lieu de s'imposer, et aucune échéance réglementaire ne passe.
Outils mobilisés : Airtable, Make
07
Réponse immédiate aux demandes de transport
Une demande entrante déclenche un accusé de réception, une alerte et une fiche avec le trajet demandé.
1 h gagnée par semaineEn service en 1 à 2 semaines
07
Réponse immédiate aux demandes de transport
Ce qu'on nous décrit
Les demandes arrivent par mail et par téléphone pendant que l'exploitation gère les aléas du jour. Une cotation donnée le lendemain arrive souvent après celle d'un confrère.
Ce qu'on met en place
La demande déclenche immédiatement un accusé de réception, une alerte sur le téléphone de l'exploitant, et la création d'une fiche avec l'enlèvement, la livraison et les contraintes saisies par le client.
Comment ça se passe
Paramétrage du formulaire, écriture des messages, raccordement à votre suivi commercial.
Ce que ça change
Le donneur d'ordre a une réponse dans la minute, et aucune demande ne se perd dans la journée.
Outils mobilisés : Make, Pipedrive, Brevo
08
Rentabilité par tournée et par client
Chiffre facturé, kilomètres, heures de conduite et carburant rapprochés, par tournée et par donneur d'ordre.
2 h gagnées par moisEn service en 3 à 4 semaines
08
Rentabilité par tournée et par client
Ce qu'on nous décrit
Le chiffre d'affaires par client est connu, le coût réel ne l'est pas. Un donneur d'ordre qui impose des attentes longues ou des retours à vide peut coûter plus qu'il ne rapporte sans que personne le voie.
Ce qu'on met en place
Un tableau de bord qui rapproche le facturé, les kilomètres parcourus, les heures de conduite et le carburant, par tournée et par client, mis à jour automatiquement depuis vos sources existantes.
Comment ça se passe
Deux heures d'atelier pour définir vos indicateurs, raccordement aux sources, une heure de prise en main.
Ce que ça change
Les clients réellement rentables se distinguent des autres, ce qui donne de quoi renégocier sur des chiffres.
Outils mobilisés : Airtable, Google Sheets, Notion
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre logiciel d'exploitation fait son métier, nous faisons le reste
Les logiciels de gestion du transport couvrent l'ordre de transport, l'affectation et la facturation. Notre rôle commence au raccordement : les chauffeurs sur la route, la paie, la comptabilité, le suivi de la flotte et le tableau de bord de rentabilité. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée, sauf si l'outil en place bloque réellement, et nous le disons à ce moment-là.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
n8n
Automatisation open source, hébergeable sur vos serveurs
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Pipedrive
CRM centré sur le pipeline de vente
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Notion
Wiki, bases de données et gestion de projets
OpenAI
GPT, assistants IA et traitement de texte
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste derrière
Trois mois de corrections sans refacturation, puis joignables par téléphone.
Ce que vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Ce document vous appartient, que vous donniez suite ou non. Et si nous ne pouvons pas vous aider, nous vous le disons.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre logiciel d'exploitation. Nous raccordons ce que vous avez déjà plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Références
Notre étude de cas dans le transport est en cours de formalisation. Nous avons en revanche livré des applications de suivi terrain à des équipes mobiles qui travaillent dans les mêmes conditions, sur téléphone et hors connexion. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les transporteurs
Mes chauffeurs vont-ils accepter une application de plus ?
C'est la contrainte qui décide du choix de l'outil. Une saisie en cabine ou sur un quai doit se faire en quelques secondes, avec des boutons larges, et fonctionner sans réseau. Nous testons toujours avec un chauffeur avant de déployer, et nous changeons d'outil si la prise en main ne passe pas.
Ça fonctionne dans les zones sans couverture réseau ?
Oui. Les applications que nous mettons en place enregistrent en local et synchronisent dès que le réseau revient. Une signature de livraison ou un relevé saisi dans une zone blanche se retrouve au bureau.
Faut-il changer de logiciel d'exploitation ?
Non, et c'est rarement souhaitable. Votre logiciel gère bien l'ordre de transport et l'affectation, nous le raccordons au reste. Quand un outil du marché répond mieux à un besoin que vous avez, nous le présentons avec ce qu'il apporte et ce qu'il coûte, et la décision reste la vôtre.
Et la réglementation sur les temps de conduite ?
Nous ne remplaçons ni votre chronotachygraphe ni votre outil de conformité sociale, qui sont des sujets réglementaires à part entière. Nous travaillons en amont et en aval : le suivi des échéances de contrôle, la consolidation des heures pour la paie, et le rapprochement avec le coût des tournées.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC selon son ampleur. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une semaine type, votre organisation en exploitation et ce qui vous prend du temps. Il n'y a pas de présentation commerciale. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré. Ce document vous appartient, signé ou pas.
Parlons de votre semaine type
Décrivez-nous votre fonctionnement, nous identifions ce qui peut être automatisé chez vous et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.