CRM et facturation d'association, sans ressaisie entre vos outils
Des cotisations relancées une par une, des reçus fiscaux retapés à la demande, un dossier différent pour chaque financeur et des bénévoles organisés par messages. Nous automatisons la gestion pour que votre temps retourne à vos actions.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Une association employeuse rend des comptes à plusieurs personnes à la fois, et aucune ne demande la même chose : l'adhérent paie sa cotisation, le donateur attend son reçu, la collectivité réclame un compte rendu de l'action qu'elle a subventionnée, et le conseil d'administration veut savoir où en est le budget. Agence Okapi met en place les outils adaptés à votre besoin et vous aide à les adopter. Vos appels à cotisation partent par vague et les règlements se rapprochent tout seuls. Vos reçus fiscaux se produisent depuis le don encaissé, dans le format attendu. Les chiffres que réclame un financeur se lisent par action et non par exercice entier. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, et nous intervenons à distance partout en France.
Ce que la justification permanente coûte en temps de gestion
La campagne d'adhésions se fait à la main
Appels à cotisation envoyés un par un, règlements pointés sur un tableur, relances adressées à ceux dont on se souvient. Pour trois cents adhérents, la campagne occupe des semaines, et elle revient tous les ans à la même période.
Le reçu fiscal ne tolère pas l'à-peu-près
Un courrier de remerciement mentionnant le montant ne vaut pas reçu. Le formalisme du Cerfa 11580 conditionne la réduction d'impôt du donateur, et l'association déclare chaque année le montant total des dons et le nombre de reçus émis.
Chaque financeur demande ses chiffres à sa façon
Le dossier de demande, puis le compte rendu financier dans les six mois qui suivent l'exercice. Les montants existent dans la comptabilité, mais pas découpés par action, et ils se reconstituent donc à chaque dossier.
Huit cas d'usage pour une association employeuse
Voici ce que nous mettons en place dans les associations, de l'adhésion au compte rendu financier. Chaque carte indique le gain de temps observé. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Campagne d'adhésions lancée et suivie toute seule
Les appels à cotisation partent par vague, les règlements se rapprochent, et les relances visent qui n'a pas payé.
45 min gagnées par semaine
01
Campagne d'adhésions lancée et suivie toute seule
Ce qu'on nous décrit
La campagne se mène à la main : retrouver qui a payé l'an dernier, envoyer l'appel, pointer les virements et les chèques, relancer. Dix minutes par adhérent traité, et une liste qui n'est jamais tout à fait à jour parce qu'elle vit à deux endroits.
Ce qu'on met en place
Votre fichier d'adhérents devient la source unique, avec le statut de cotisation de chacun. L'appel part par vague, le règlement reçu met à jour la fiche, et la relance ne vise que les adhérents en retard. Les adhésions prises en ligne alimentent le même fichier, sans ressaisie.
Comment ça se passe
Reprise de votre fichier d'adhérents et de votre dernier exercice, écriture des messages avec vous, lancement sur une vague.
Ce que ça change
L'état de la campagne se lit à tout moment, et la relance ne dépend plus de qui y pense.
Outils mobilisés : Airtable, Brevo, Make
02
Reçu fiscal produit depuis le don encaissé
Le reçu sort au format attendu, numéroté et archivé, dès que le don est enregistré.
35 min gagnées par semaine
02
Reçu fiscal produit depuis le don encaissé
Ce qu'on nous décrit
Le reçu se retape à la demande, souvent des mois après le don, en retrouvant le montant, la date et le mode de versement. Le formalisme du Cerfa 11580 est exigeant, une pièce non conforme fait perdre au donateur sa réduction d'impôt, et la numérotation se tient de mémoire.
Ce qu'on met en place
Le don encaissé déclenche la production du reçu, avec les mentions obligatoires, un numéro continu et l'archivage de la pièce. Le registre des dons se tient tout seul : donateur, montant, date, mode de versement, numéro de reçu. Les dons d'entreprise suivent leur propre modèle.
Comment ça se passe
Reprise de votre registre et de votre numérotation, raccordement à vos encaissements, contrôle sur un exercice déjà clos.
Ce que ça change
Le reçu part le jour même, et le registre qui sert la déclaration annuelle existe sans avoir été tenu à la main.
Outils mobilisés : Airtable, Make, Google Drive
03
Dossier de subvention et compte rendu financier préparés
Les chiffres de l'action demandée sont rassemblés et préremplis, il ne reste que le dépôt.
30 min gagnées par semaine
03
Dossier de subvention et compte rendu financier préparés
Ce qu'on nous décrit
La demande puis le compte rendu financier, à rendre dans les six mois suivant l'exercice, réclament le budget de l'action, les dépenses réalisées et les autres financements obtenus. Ces montants sont dans la comptabilité, mais pas découpés par action, donc chaque dossier recommence le découpage.
Ce qu'on met en place
Chaque action porte son budget et ses dépenses réelles, alimentés par votre comptabilité au fil de l'eau. À la demande comme au compte rendu, les chiffres sortent déjà ventilés, avec les cofinancements et les écarts par rapport au prévisionnel. Le dépôt sur le portail du financeur, lui, reste à faire par vous : le gain retenu est donc de la moitié du temps, pas de sa totalité.
Comment ça se passe
Un atelier pour définir vos actions et leurs clés d'imputation, reprise du dernier dossier déposé pour vérifier que les totaux retombent juste.
Ce que ça change
Le dossier se prépare sur des chiffres déjà calculés, et le compte rendu cesse d'être une reconstitution de fin d'exercice.
Outils mobilisés : Google Sheets, Airtable, Make
04
Planning des bénévoles ouvert à l'inscription
Les créneaux s'ouvrent, les bénévoles s'inscrivent, et les rappels partent avant le jour J.
40 min gagnées par semaine
04
Planning des bénévoles ouvert à l'inscription
Ce qu'on nous décrit
Le planning se construit par messages et par téléphone, se note sur un tableur, puis se refait quand deux personnes se désistent. Les trous se découvrent la veille, et c'est toujours la même personne qui les comble.
Ce qu'on met en place
Les créneaux de chaque action s'ouvrent à l'inscription, avec le nombre de bénévoles attendus. Chacun choisit, reçoit son rappel et peut se désister en libérant la place. L'état du remplissage se lit d'un coup d'œil, et les créneaux incomplets ressortent avant la date, pas après.
Comment ça se passe
Paramétrage de vos actions et de vos créneaux types, essai sur un événement, ajustement des rappels.
Ce que ça change
Le planning cesse de reposer sur une personne, et les désistements se traitent sans refaire le tableau.
Outils mobilisés : Airtable, Brevo, Google Workspace
05
Comptes rendus de bureau et de conseil d'administration
Vos notes de séance deviennent un compte rendu structuré, avec les décisions et qui fait quoi.
30 min gagnées par semaine
05
Comptes rendus de bureau et de conseil d'administration
Ce qu'on nous décrit
Le compte rendu se met au propre le soir ou le lendemain, à partir de notes prises pendant qu'on animait la réunion. Il part tard, et les décisions se perdent entre deux séances parce que personne ne tient la liste des suites à donner.
Ce qu'on met en place
Vos notes de séance composent le compte rendu dans votre trame, avec l'ordre du jour, les décisions prises et les actions confiées à chacun. Les suites à donner se reportent d'une séance à l'autre, et l'ordre du jour suivant s'ouvre sur ce qui n'a pas été fait.
Comment ça se passe
Reprise de vos derniers comptes rendus pour retrouver votre trame, essai sur une séance.
Ce que ça change
Le compte rendu part dans la foulée de la réunion, et le suivi des décisions existe sans registre à tenir.
Outils mobilisés : Claude, Google Drive, Make
06
Déclaration annuelle des dons constituée au fil de l'eau
Le montant total des dons et le nombre de reçus émis se comptent toute l'année.
Déclaration sans reconstitution
06
Déclaration annuelle des dons constituée au fil de l'eau
Ce qu'on nous décrit
L'association qui émet des reçus déclare chaque année le montant total des dons reçus et le nombre de reçus émis. Ces deux chiffres se reconstituent en relisant le registre et les pièces, à un moment de l'année où le reste ne s'arrête pas pour autant.
Ce qu'on met en place
Les compteurs se mettent à jour à chaque reçu produit : montant cumulé, nombre de reçus, répartition entre dons de particuliers et mécénat d'entreprise. Les deux chiffres que réclame l'administration existent donc à tout moment de l'année, et la déclaration se réduit à les reporter.
Comment ça se passe
Reprise de la dernière déclaration pour vérifier que les compteurs retombent sur les mêmes chiffres.
Ce que ça change
La déclaration devient une recopie, et les écarts avec la comptabilité se voient en cours d'année plutôt qu'à la clôture.
Outils mobilisés : Airtable, Google Sheets, Make
07
Budget et dépenses suivis par action, pas seulement par exercice
Chaque action porte son budget, ses dépenses et ses financements, lisibles en cours de route.
Écart au budget visible en cours d'action
07
Budget et dépenses suivis par action, pas seulement par exercice
Ce qu'on nous décrit
La comptabilité associative répond à l'exercice, pas à l'action. Savoir si l'atelier du mercredi tient son budget demande de trier des écritures, donc la question se pose à la clôture, quand l'action est terminée et l'argent dépensé.
Ce qu'on met en place
Les dépenses et les recettes s'imputent à l'action qui les porte, avec les clés que vous définissez pour les charges communes. Le suivi affiche le budget voté, le réalisé, l'engagé et le reste à dépenser, action par action, avec la part de chaque financeur.
Comment ça se passe
Deux heures d'atelier pour écrire vos actions et vos clés d'imputation, raccordement à votre comptabilité, une heure de prise en main.
Ce que ça change
L'écart au budget se voit pendant l'action, et le trésorier répond au conseil d'administration sans préparer un dossier.
Outils mobilisés : Google Sheets, Pennylane, Make
08
Convocations, assemblée générale et communication aux adhérents
La convocation part au bon périmètre, les réponses se comptent, et le quorum se lit avant la séance.
Quorum connu avant la séance
08
Convocations, assemblée générale et communication aux adhérents
Ce qu'on nous décrit
La convocation s'envoie depuis une liste recopiée, qui inclut souvent des adhérents à jour et d'autres qui ne le sont plus. Les réponses arrivent par mail, se notent à la main, et le quorum se découvre le jour de l'assemblée générale.
Ce qu'on met en place
La convocation part depuis le fichier d'adhérents, au périmètre exact des membres à jour de cotisation. Les réponses et les pouvoirs se comptent automatiquement, le quorum se suit avant la séance, et la feuille d'émargement se prépare à partir des présents attendus.
Comment ça se passe
Reprise de vos statuts pour les règles de convocation et de quorum, essai sur une convocation réelle.
Ce que ça change
L'assemblée générale se prépare sans liste à recopier, et le quorum cesse d'être une surprise.
Outils mobilisés : Brevo, Airtable, Make
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteLes plateformes associatives font leur métier, nous faisons le reste
Un CRM d'association tient au même endroit les adhérents, les donateurs et les bénévoles, qui sont souvent les mêmes personnes dans trois fichiers différents. HelloAsso est gratuit pour l'association et couvre déjà les adhésions en ligne, la billetterie, les dons et la boutique. AssoConnect et Yapla y ajoutent la gestion des membres et une partie de la comptabilité, pour un abonnement de quelques dizaines d'euros par mois. Une association dont le besoin s'arrête là est bien servie, et nous le lui dirons. Notre rôle commence sur ce qu'elles ne portent pas : le raccordement entre la plateforme, la comptabilité et vos tableurs, les dossiers de subvention et leurs comptes rendus financiers, le suivi par action, le planning des bénévoles, la vie des instances. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
Google Drive
Stockage et partage de fichiers en ligne
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Claude
IA conversationnelle et analyse de documents
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste disponible
Trois mois de corrections offertes, puis joignables par téléphone.
Vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre plateforme associative. Nous travaillons sur ce qu'elle ne couvre pas plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Référence
Nous n'avons pas encore livré de mission dans une association, et l'écrire est plus utile que de raconter un cas voisin. Les mécaniques décrites ci-dessus sont celles que nous mettons en place ailleurs : relances automatiques et suivi d'encours dans une entreprise du paysage, production de documents depuis une source unique chez un artisan du bâtiment, classement de pièces justificatives chez un kinésithérapeute. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les associations
Nous utilisons HelloAsso, qui est gratuit. Pourquoi faire appel à vous ?
Si HelloAsso couvre vos adhésions, vos dons et votre billetterie et que cela vous suffit, gardez-le et n'appelez personne. Nous intervenons quand la gestion déborde de la plateforme : les chiffres à ventiler par action pour un financeur, le compte rendu financier à rendre, la comptabilité qui ne reçoit pas les encaissements, le planning des bénévoles, les instances. Au diagnostic, nous regardons d'abord ce que votre plateforme sait déjà faire et exposer.
Par quoi commencer quand le budget est serré ?
Par les cotisations et les reçus fiscaux, dans cet ordre. Ce sont les deux tâches les plus répétitives et les plus encadrées, donc celles qui se tiennent le mieux toutes seules, et la mise en place est bien plus légère que sur le suivi par action. Le simulateur chiffre ce premier périmètre à un peu plus de 150 € par mois de temps récupéré. Le reste attend d'avoir fait ses preuves.
Notre association n'a pas de salarié. Est-ce que cela nous concerne ?
Rarement, et autant le dire ici. Sans salarié, le temps de gestion est du temps bénévole, qui ne se convertit pas en euros, et une plateforme gratuite couvre l'essentiel du besoin. Nous travaillons surtout avec des associations employeuses, qui portent des subventions à justifier et plusieurs actions de front.
Pouvez-vous nous dire si nous avons le droit d'émettre des reçus fiscaux ?
Non, et personne ne devrait le faire à la légère. Le droit d'émettre un reçu dépend du caractère non lucratif de l'activité, de la gestion désintéressée et du cercle des bénéficiaires. C'est une question pour votre expert-comptable ou pour l'administration fiscale, qui répond par rescrit. Ce que nous traitons est le formalisme et la production du reçu une fois ce droit établi.
Faut-il changer notre comptabilité ?
Non. Nous travaillons avec l'outil comptable en place, qu'il s'agisse d'un logiciel, d'un tableur ou d'un cabinet qui tient vos écritures. Ce qui change est l'imputation : les dépenses et les recettes portent l'action à laquelle elles se rattachent, ce qui rend les dossiers de financement lisibles sans retoucher votre plan comptable.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure, comme un espace adhérent propre à votre association, se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine, et ce qu'il représente en euros sur l'année.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une année type : la campagne d'adhésions, les dons, les financeurs et ce qu'ils réclament, ce qui se retape d'un outil à l'autre. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré, signé ou pas.
Parlons d'une année type dans votre association
Décrivez-nous comment se passent vos adhésions et vos dossiers de financement, nous identifions ce qui peut être automatisé et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.