Logiciel avocat et automatisation : rendre du temps facturable au cabinet
Des pièces client réclamées trois fois, des temps saisis de mémoire le soir, une facturation reprise chaque mois à la main et des comptes rendus qui attendent le week-end. Nous automatisons ce qui entoure le dossier pour que vos heures retournent au dossier.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.
Dans un cabinet, l'heure est la matière première, et celle qui part dans l'administratif ne se facture à personne. Agence Okapi met en place les outils adaptés à votre besoin et vous aide à les adopter. Vos pièces client sont demandées une fois, déposées par le client lui-même et classées en arrivant. Vos temps se saisissent au moment où vous raccrochez, pendant que la durée est encore exacte. Votre facture d'honoraires se prépare depuis ces temps et part à date fixe. Vos comptes rendus de rendez-vous se composent depuis vos notes. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, et nous intervenons à distance partout en France.
Ce que le temps non facturé coûte au cabinet
Les temps se saisissent de mémoire
Un appel de douze minutes, une relecture de vingt, un échange de mails. Saisis le soir ou le vendredi, ils deviennent des estimations, et l'estimation se fait toujours en défaveur du cabinet.
Les pièces du client arrivent au compte-gouttes
Le dossier est ouvert, le client engagé, et les pièces manquent. Elles se réclament par mail, arrivent en plusieurs fois, dans des formats différents, et se classent à la main avant d'être exploitables.
La facturation se reprend chaque mois
Rassembler les temps, retrouver le taux applicable, séparer ce qui est facturable de ce qui ne l'est pas, éditer, envoyer. Un travail qui revient tous les mois à l'identique et qui ne produit aucune heure facturable.
Huit cas d'usage pour un cabinet d'avocats
Voici ce que nous mettons en place dans les cabinets, de l'ouverture du dossier au pilotage. Chaque carte indique le gain de temps observé. Dépliez-la pour voir le détail.
01
Pièces du client demandées une fois et classées en arrivant
Le client dépose ses documents sur un espace qui lui est propre, et chaque pièce se range dans le dossier.
1 h 10 gagnée par semaine
01
Pièces du client demandées une fois et classées en arrivant
Ce qu'on nous décrit
La constitution d'un dossier consiste à réclamer des pièces, les recevoir en plusieurs fois, les extraire de la messagerie, les renommer et les classer. Quarante-cinq minutes par dossier, et une relance de plus à chaque pièce oubliée.
Ce qu'on met en place
À l'ouverture du dossier, la liste des pièces attendues part au client avec un espace de dépôt. Ce qui arrive se range au bon endroit, ce qui manque se relance tout seul, et vous voyez l'état d'avancement sans ouvrir votre messagerie. Les pièces restent sur l'hébergement que vous avez choisi, et nous en parlons avant de commencer.
Comment ça se passe
Reprise de vos listes de pièces par type de dossier, mise en place de l'espace de dépôt, essai sur une ouverture réelle.
Ce que ça change
Le dossier se constitue pendant que vous travaillez sur autre chose, et la moitié du temps de constitution est récupérée. Nous retenons la moitié et non la totalité : le contrôle de ce qui a été déposé reste votre geste.
Outils mobilisés : Google Drive, Make, Brevo
02
Facture d'honoraires préparée depuis les temps saisis
Les temps du mois, le taux applicable et les débours composent la facture, qui vous attend prête à relire.
1 h 25 gagnée par semaine
02
Facture d'honoraires préparée depuis les temps saisis
Ce qu'on nous décrit
Chaque mois, la facturation recommence : rassembler les temps du dossier, appliquer le bon taux, écarter ce qui n'est pas facturable, ajouter les débours, éditer, envoyer. Vingt minutes par facture, et une erreur de taux se découvre à la relance du client.
Ce qu'on met en place
La facture se prépare depuis les temps déjà saisis, avec le taux de la convention d'honoraires du dossier et le détail des diligences. Les débours sont repris séparément, les temps marqués non facturables restent dehors, et l'envoi part à la date que vous fixez. Vous relisez et vous validez.
Comment ça se passe
Reprise de vos conventions et de vos taux, de votre modèle de facture et de votre numérotation, contrôle sur un mois déjà facturé.
Ce que ça change
La facturation sort de la fin de mois, et le détail des diligences se lit sans retrouver un tableur.
Outils mobilisés : Pennylane, Make, Airtable
03
Temps saisis au moment où ils sont passés
La saisie se fait en deux gestes depuis l'outil où vous êtes déjà, et se rattache au bon dossier.
45 min gagnées par semaine
03
Temps saisis au moment où ils sont passés
Ce qu'on nous décrit
La saisie des temps se reporte en fin de journée, parfois en fin de semaine. À cette distance, elle devient une reconstitution, et la reconstitution oublie l'appel de dix minutes et la relecture de vingt.
Ce qu'on met en place
La saisie se déclenche là où le travail a lieu : depuis l'agenda pour un rendez-vous tenu, depuis un raccourci pour un appel, depuis la messagerie pour un échange. Le dossier se propose tout seul à partir du contact ou de l'objet. Ce qui n'est pas saisi dans la journée vous est rappelé le lendemain.
Comment ça se passe
Inventaire de vos points de saisie, raccordement à votre agenda et à votre messagerie, une semaine d'observation.
Ce que ça change
Les temps saisis se rapprochent des temps passés. C'est le cas d'usage dont le taux est le plus élevé, 90 %, parce que la tâche est courte et entièrement mécanique.
Outils mobilisés : Make, Google Workspace, Airtable
04
Réponses récurrentes aux clients préparées d'avance
Les questions qui reviennent reçoivent une réponse préparée, rattachée au dossier, que vous relisez.
2 h 05 gagnées par semaine
04
Réponses récurrentes aux clients préparées d'avance
Ce qu'on nous décrit
Où en est mon dossier, qu'est-ce que je dois fournir, quand est l'audience, comment régler. Ces questions reviennent chaque semaine sur chaque dossier, et elles occupent autant l'accueil que l'avocat. Quinze minutes par échange, sur deux personnes.
Ce qu'on met en place
Les réponses récurrentes se préparent depuis l'état réel du dossier, avec les éléments que le client peut connaître. La réponse vous arrive prête à relire plutôt que partir seule : sur un dossier, une réponse automatique non relue est un risque. L'accueil traite ce qui est factuel, l'avocat garde ce qui ne l'est pas.
Comment ça se passe
Reprise de vos échanges types, écriture des réponses avec vous, lancement sur les questions les plus fréquentes.
Ce que ça change
Le temps passé sur ces échanges se concentre sur la relecture. C'est le premier poste en volume, parce qu'il porte sur deux personnes.
Outils mobilisés : Brevo, Claude, Make
05
Compte rendu de rendez-vous composé depuis vos notes
Vos notes de rendez-vous deviennent un compte rendu dans votre trame, avec les suites à donner.
1 h 05 gagnée par semaine
05
Compte rendu de rendez-vous composé depuis vos notes
Ce qu'on nous décrit
Le compte rendu se met au propre le soir, à partir de notes prises pendant l'entretien. Il part tard, parfois plusieurs jours après, et le client appelle entre-temps pour savoir ce qui a été décidé.
Ce qu'on met en place
Vos notes composent le compte rendu dans votre mise en page et votre vocabulaire, avec les décisions prises, les pièces à fournir et les prochaines échéances. Vous relisez, vous corrigez, vous envoyez. La relecture reste votre geste, et c'est pourquoi le gain retenu est de 70 % et non de la totalité.
Comment ça se passe
Reprise de vos derniers comptes rendus pour retrouver votre trame, essai sur un rendez-vous.
Ce que ça change
Le compte rendu part le jour même, et les suites à donner existent par écrit des deux côtés.
Outils mobilisés : Claude, Wispr Flow, Google Drive
06
Honoraires impayés relancés sans y penser
Les encours se classent par âge, et la relance part à l'échéance que vous avez fixée.
Encours visibles sans tableur à reprendre
06
Honoraires impayés relancés sans y penser
Ce qu'on nous décrit
La relance d'honoraires est la tâche qu'on repousse : elle est désagréable, elle n'est pas facturable, et elle demande de retrouver où en est chaque facture. Résultat, elle se fait quand la trésorerie rappelle qu'elle manque.
Ce qu'on met en place
Les factures non réglées se classent par âge et par dossier, avec le montant et la date d'envoi. La première relance part à l'échéance que vous fixez, avec un message que vous avez écrit. Les suivantes vous sont proposées plutôt que déclenchées, parce que la relation client décide du ton et que vous êtes seul à la connaître.
Comment ça se passe
Raccordement à votre facturation, écriture des messages avec vous, lancement sur les encours en cours.
Ce que ça change
L'encours cesse d'être une inconnue, et la première relance ne dépend plus de la charge de la semaine.
Outils mobilisés : Pennylane, Make, Brevo
07
Échéances internes rappelées au bon moment
Les dates que vous notez pour vous-même deviennent des rappels, pour vous et pour le dossier.
Un rappel par échéance notée
07
Échéances internes rappelées au bon moment
Ce qu'on nous décrit
Les dates vivent à trois endroits : l'agenda, le dossier papier et la mémoire. Celles qui ne sont pas des audiences, la pièce promise pour le 15, le retour attendu d'un confrère, le point à refaire dans trois semaines, sont les premières à passer.
Ce qu'on met en place
Les échéances notées sur un dossier créent leur rappel, pour vous et pour la personne concernée au cabinet. L'état d'un dossier affiche ce qui est attendu et de qui. **Ces rappels sont un confort d'organisation interne. Ils ne remplacent ni votre agenda de procédure, ni votre responsabilité sur les délais**, et nous le disons avant de commencer.
Comment ça se passe
Reprise de votre façon de noter les échéances, raccordement à votre agenda, essai sur quelques dossiers.
Ce que ça change
Les échéances non juridictionnelles cessent de dépendre de la mémoire de celui qui les a notées.
Outils mobilisés : Google Workspace, Make, Airtable
08
Temps facturé, temps passé, et l'écart entre les deux
Heures saisies, heures facturées, honoraires encaissés et encours se lisent au même endroit.
Taux de facturation lisible chaque mois
08
Temps facturé, temps passé, et l'écart entre les deux
Ce qu'on nous décrit
La question qui compte, quelle part du temps travaillé finit sur une facture réglée, demande de croiser la saisie des temps, la facturation et la banque. Elle se pose donc une fois par an, trop tard pour changer quoi que ce soit.
Ce qu'on met en place
Un suivi alimenté par vos temps et votre facturation : heures saisies et heures facturées par dossier et par matière, taux de facturation, honoraires encaissés, encours. Les dossiers dont le temps passé dépasse largement le prévu ressortent pendant qu'ils sont ouverts.
Comment ça se passe
Un premier échange pour arrêter les indicateurs qui comptent au cabinet, raccordement à vos temps et à votre facturation, puis une prise en main sur un mois déjà clos.
Ce que ça change
L'écart entre temps passé et temps facturé devient un chiffre du mois, et la convention d'honoraires du dossier suivant s'écrit en le connaissant.
Outils mobilisés : Google Sheets, Make, Pennylane
Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.
Calculer mes économies en 1 minuteVotre logiciel avocat fait son métier, nous faisons le reste
Un logiciel avocat couvre le dossier, la facturation au temps passé, la comptabilité réglementée et la connexion aux juridictions. C'est un périmètre que nous ne touchons pas : le RPVA passe par des solutions certifiées par le CNB, et le maniement de fonds relève d'un cadre contrôlé par votre ordre. Notre rôle commence à côté : la collecte des pièces auprès du client, la saisie des temps là où ils sont passés, les réponses récurrentes, les comptes rendus, les relances d'honoraires et le pilotage. Pour un cabinet qui tourne encore sur un traitement de texte et un tableur, nous commençons par le poste le plus coûteux plutôt que par un logiciel complet. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée.
Et les outils auxquels nous les raccordons
Google Drive
Stockage et partage de fichiers en ligne
Make
Automatisation visuelle de workflows entre applications
Brevo
Emails, SMS et marketing automation
Pennylane
Comptabilité et facturation pour TPE/PME et cabinets
Airtable
Bases de données visuelles et applications métier
Google Workspace
Messagerie, drive, agenda et collaboration
Claude
IA conversationnelle et analyse de documents
Wispr Flow
Dictée vocale pour écrire plus vite qu'au clavier
Google Sheets
Tableurs collaboratifs et suivis partagés
Notre méthode
Deux semaines entre le premier échange et la première amélioration en service.
Jour 0
Jour 0 · GratuitGratuitOn regarde où part votre temps
Un échange pour passer en revue votre façon de travailler.
Sous 72 h
Sous 72 h · GratuitGratuitVous recevez un plan chiffré
Les tâches, le montant, le temps récupéré. Le document vous appartient.
Jour 14
Jour 14 · 2 semaines2 semainesLa première amélioration tourne
La tâche la plus coûteuse tourne en conditions réelles.
+ 3 mois
+ 3 mois3 mois garantisOn reste disponible
Trois mois de corrections offertes, puis joignables par téléphone.
Vous repartez avec
Le diagnostic se termine par un document écrit. Voici ce qu'il contient.
La liste de vos tâches chronophages
Celles qui reviennent chaque semaine, avec le temps qu'elles prennent réellement chez vous.
L'ordre dans lequel les traiter
Ce qui rapporte le plus tout de suite, et ce que nous recommandons d'écarter pour l'instant.
Le montant exact
Le coût de l'intervention sur le périmètre retenu. Un montant ferme, pas une fourchette.
Ce que ça vous rapporte
Le temps récupéré chaque semaine, et ce que ce temps représente en euros sur l'année.
Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.
Pourquoi Agence Okapi
Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement dans le Limousin et les départements voisins, intervention à distance partout en France.
Approche complémentaire de votre logiciel métier. Nous travaillons sur ce qu'il ne couvre pas plutôt que de vous faire tout reprendre.
Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.
Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui écrit lui-même les automatisations.
Référence
Nous n'avons pas encore livré de mission dans un cabinet d'avocats, et l'écrire est plus utile que de raconter un cas voisin. Les mécaniques décrites ci-dessus sont celles que nous mettons en place ailleurs : collecte de pièces et classement automatique chez un kinésithérapeute, relances d'encours dans une entreprise du paysage, production de documents depuis une source unique chez un artisan du bâtiment. Demandez-nous ces références lors du premier échange, nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.
Les questions que nous posent les cabinets d'avocats
Touchez-vous au RPVA ou à la comptabilité CARPA ?
Non, ni à l'un ni à l'autre. La communication avec les juridictions passe par des solutions certifiées par le CNB, et le maniement de fonds relève d'un cadre professionnel contrôlé par votre ordre. Nous travaillons sur ce qui entoure ces deux périmètres : la collecte des pièces, la saisie des temps, les réponses aux clients, les comptes rendus, les relances d'honoraires et le pilotage.
Où vivent les pièces de nos dossiers ?
Là où vous décidez qu'elles vivent, et c'est une question que nous posons avant de commencer plutôt qu'après. Nous travaillons avec l'hébergement que vous avez déjà choisi, qu'il s'agisse de votre logiciel métier ou d'un espace de stockage professionnel. Nous ne créons pas un entrepôt de documents de plus, et rien ne part chez un tiers sans que vous l'ayez décidé.
Rédigez-vous des actes ou des conclusions ?
Non. Le contenu juridique est votre métier et il le reste. Ce que nous automatisons est la mécanique autour : retrouver les pièces, préparer un compte rendu depuis vos notes, composer une réponse factuelle sur l'état d'un dossier. Tout ce qui sort du cabinet passe par votre relecture.
Les rappels d'échéances remplacent-ils notre agenda de procédure ?
Non, et c'est important. Les rappels que nous mettons en place sont un confort d'organisation interne, sur les échéances que vous notez vous-même : une pièce promise, un retour attendu, un point à refaire. Votre responsabilité sur les délais de procédure reste entière et votre agenda dédié aussi.
Notre cabinet n'a pas de logiciel métier. Est-ce un problème ?
C'est au contraire le cas le plus courant chez les cabinets de un à trois avocats, et celui où une première automatisation se voit le plus vite. Nous commençons par le poste qui vous coûte le plus, en général la saisie des temps ou la collecte des pièces, et nous ne vous proposons un logiciel complet que si le besoin le justifie. Le simulateur vous donne l'ordre de grandeur avant tout échange.
Combien ça coûte ?
Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure, comme un espace client propre à votre cabinet, se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine, et ce qu'il représente en euros sur l'année.
Que se passe-t-il lors du premier échange ?
Nous vous écoutons décrire une semaine type : l'ouverture d'un dossier, la façon dont vos temps se saisissent, ce qui revient dans les échanges clients, le moment où la facturation se fait. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré, signé ou pas.
Parlons d'une semaine type au cabinet
Décrivez-nous comment un dossier s'ouvre et comment vos temps se saisissent, nous identifions ce qui peut être automatisé et ce que ça vous rendrait.
Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.