Artisans BTP

Automatisation et outils métier pour les artisans du bâtiment

Devis repris à la main, relances oubliées, photos de chantier éparpillées, rentabilité connue trois mois trop tard. Nous connectons vos outils pour vous rendre du temps, avec une première amélioration en service en deux semaines.

Réponse sous 24h. Sans engagement. Vous repartez avec le plan d'action chiffré, signé ou pas.

Un artisan du bâtiment avec un à cinq salariés passe ses soirées sur le bureau plutôt que sur le chantier. Agence Okapi ne remplace pas votre logiciel de devis : nous le connectons à votre comptabilité, à votre boîte mail, à votre planning et à vos photos de chantier, et nous automatisons ce qui revient chaque semaine. Nous sommes installés à Tulle, en Corrèze, nous nous déplaçons sur les chantiers du Limousin et nous intervenons à distance partout en France.

Ce que l'administratif coûte vraiment

Le bureau après le chantier

Les devis se rédigent le soir, les factures le week-end. Sur une TPE du bâtiment, ces heures ne sont facturées à personne et se retrouvent pourtant dans le prix de revient. Elles sont les premières à récupérer, parce qu'elles sont répétitives.

Vos outils ne se parlent pas

Un logiciel de devis, un compte bancaire professionnel, un tableur de suivi de chantier, des photos sur trois téléphones, des mails clients. Aucun ne communique avec les autres, et la même information est saisie trois ou quatre fois par semaine.

La rentabilité connue trop tard

Les heures passées, les achats fournisseurs et le montant vendu existent, mais dans trois endroits différents. La marge d'un chantier se découvre souvent une fois le chantier terminé, quand il n'est plus possible d'agir.

Dix cas d'usage concrets pour le bâtiment

Voici ce que nous mettons en place chez les artisans, du devis au pilotage. Chaque carte indique le gain de temps observé et le délai de mise en service. Dépliez-la pour voir le détail.

01

Devis de chantier en quelques minutes

Trames de devis récurrentes, catalogue de prestations pré-rempli, photos de référence par type de chantier.

3 à 5 h par semaine2 à 3 semaines

Ce qu'on nous décrit

Les chantiers se ressemblent, mais chaque devis est recréé depuis une page blanche ou un ancien document qu'il faut retrouver et nettoyer.

Ce qu'on met en place

Nous passons en revue vos devis des douze derniers mois pour en extraire les trames récurrentes, nous les paramétrons dans votre logiciel de devis, et nous intégrons votre catalogue de prestations avec vos prix à jour.

Comment ça se passe

Une séance de travail sur vos devis existants, le paramétrage de notre côté, une heure de prise en main avec la personne qui rédige les devis.

Ce que ça change

Un devis courant se produit en quelques minutes au lieu d'une demi-heure, et le prix de vente ne dépend plus de la fatigue du soir.

Outils mobilisés : Make, n8n

02

Factures fournisseurs traitées automatiquement

Les factures qui arrivent par mail sont lues, les montants extraits, les lignes rapprochées du chantier concerné.

2 à 4 h par semaine2 à 3 semaines

Ce qu'on nous décrit

Les factures de matériaux arrivent par mail, par courrier et parfois en photo depuis le chantier. Quelqu'un les ouvre une par une pour ressaisir les montants et deviner à quel chantier les rattacher.

Ce qu'on met en place

Nous mettons en place une chaîne de traitement qui lit les factures entrantes, en extrait le fournisseur, les montants et les références, et pousse le résultat vers votre comptabilité et votre suivi de chantier. Les documents douteux sont mis de côté pour relecture plutôt que de passer avec une erreur.

Comment ça se passe

Un échantillon de vos factures réelles pour calibrer la lecture, la mise en service, puis un réglage du seuil de contrôle selon ce que coûte une erreur chez vous.

Ce que ça change

Les achats sont rattachés au bon chantier au fil de l'eau, ce qui rend la marge visible pendant le chantier et non après.

Outils mobilisés : Make, n8n, OpenAI, Pennylane

03

Relance automatique des devis sans réponse

Trois relances espacées, personnalisées avec le numéro de devis, qui s'arrêtent dès que le client répond.

1 à 2 h par semaine1 à 2 semaines

Ce qu'on nous décrit

Un devis part, personne n'y repense, et le chantier est découvert chez un concurrent trois mois plus tard. Les relances dépendent de la mémoire de celui qui a envoyé le devis.

Ce qu'on met en place

Une automatisation branchée sur votre logiciel de devis envoie trois relances espacées de sept, quatorze puis vingt-huit jours, avec le numéro de devis et le montant. La séquence s'arrête d'elle-même dès qu'une réponse arrive.

Comment ça se passe

Nous écrivons les messages avec vous, nous lançons sur un lot pilote d'une dizaine de devis, puis nous ouvrons à tout le portefeuille.

Ce que ça change

Plus aucun devis ne reste sans suite faute de relance, et vous savez lesquels sont encore vivants.

Outils mobilisés : Make, n8n, Brevo

04

Photos de chantier classées à la prise de vue

Une photo prise sur le chantier arrive dans le dossier du client, horodatée, consultable depuis le bureau.

1 à 2 h par semaine2 semaines

Ce qu'on nous décrit

Les photos d'avancement et de réserves sont sur trois téléphones. Quand un client contexte une finition, personne ne retrouve la preuve au bon moment.

Ce qu'on met en place

Une application mobile simple, utilisable avec des gants et sans réseau, qui range chaque photo dans le dossier du chantier, avec la date et l'auteur. La synchronisation se fait dès que le réseau revient.

Comment ça se passe

Choix de l'outil selon votre équipe, paramétrage des dossiers de chantier, une demi-heure de prise en main par compagnon.

Ce que ça change

Les photos se retrouvent en quelques secondes, et le dossier de fin de chantier se constitue tout seul.

Outils mobilisés : Airtable, Google Drive

05

Tableau de bord des chantiers en cours

Montant vendu, achats engagés, heures passées et reste à faire, par chantier, mis à jour tous les jours.

2 à 3 h par mois3 à 4 semaines

Ce qu'on nous décrit

Répondre à la question « où en sont mes chantiers » demande une demi-heure de compilation entre le logiciel de devis, le tableur et les factures fournisseurs.

Ce qu'on met en place

Un tableau de bord alimenté automatiquement par vos outils existants, avec les indicateurs que vous regardez réellement : montant vendu, achats engagés, heures pointées, marge estimée, reste à faire.

Comment ça se passe

Deux heures d'atelier pour définir vos indicateurs, le raccordement aux sources, une heure de prise en main.

Ce que ça change

La situation de tous les chantiers tient sur un écran, et la question du banquier ou du client se traite en une minute.

Outils mobilisés : Airtable, Google Sheets, Notion

06

Transmission automatique à l'expert-comptable

Vos pièces partent au cabinet à la fréquence convenue, sans demi-journée de préparation mensuelle.

3 à 4 h par mois1 à 2 semaines

Ce qu'on nous décrit

Chaque mois, une demi-journée part à rassembler les pièces pour le cabinet comptable, qui relance malgré tout pour les manquantes.

Ce qu'on met en place

Nous connectons votre logiciel de devis et de facturation au cabinet, par interface ou par export automatisé, à la fréquence qui lui convient. Les pièces manquantes sont signalées avant l'envoi plutôt qu'après.

Comment ça se passe

Un point sur le flux actuel, le paramétrage du raccordement, une validation conjointe avec votre expert-comptable.

Ce que ça change

La transmission n'occupe plus personne, et les relances du cabinet s'arrêtent.

Outils mobilisés : Pennylane, Make

07

Heures des compagnons saisies sur le chantier

Pointage depuis le téléphone, rattaché au chantier, exploitable en paie comme en rentabilité.

2 à 3 h par mois2 semaines

Ce qu'on nous décrit

Les heures sont notées sur des carnets ou des messages, récupérées en fin de mois, et il en manque toujours. Elles ne servent donc ni à la paie ni au calcul de marge.

Ce qu'on met en place

Un pointage mobile simple, rattaché au chantier, avec export vers la paie et remontée dans le tableau de bord de rentabilité.

Comment ça se passe

Un test d'une semaine avec un compagnon, puis le déploiement sur l'équipe, une demi-heure par personne.

Ce que ça change

La paie se prépare sans reconstitution, et les heures deviennent une donnée de pilotage.

Outils mobilisés : Airtable, Make

08

Réponse immédiate aux demandes entrantes

Un formulaire rempli déclenche un accusé de réception avec des créneaux, une alerte sur votre téléphone et une fiche prospect.

1 h par semaine1 à 2 semaines

Ce qu'on nous décrit

Une demande arrive pendant que vous êtes sur un toit. Vous rappelez deux jours plus tard, le client a déjà pris rendez-vous ailleurs.

Ce qu'on met en place

La demande déclenche immédiatement un accusé de réception proposant des créneaux, une alerte sur votre téléphone, et la création d'une fiche prospect avec le contexte saisi par le client.

Comment ça se passe

Paramétrage du formulaire, écriture des messages avec vous, raccordement à votre agenda et à votre suivi commercial.

Ce que ça change

Le prospect a une réponse dans la minute, et aucune demande ne se perd entre deux chantiers.

Outils mobilisés : Make, Calendly, Pipedrive

09

Avis clients demandés en fin de chantier

Une demande d'avis part automatiquement à la réception du chantier, au moment où le client est satisfait.

Aucune action manuelle1 à 2 semaines

Ce qu'on nous décrit

Les avis en ligne pèsent lourd sur les demandes entrantes d'un artisan, et personne n'a le temps de les demander. Quand on y pense, le chantier est fini depuis trois mois.

Ce qu'on met en place

Une automatisation envoie la demande d'avis au bon moment, juste après la réception du chantier, par message avec un lien direct. Les clients mécontents sont orientés vers un échange téléphonique plutôt que vers un avis public.

Comment ça se passe

Paramétrage du déclencheur sur votre suivi de chantier, écriture du message, mise en service.

Ce que ça change

Le nombre d'avis augmente régulièrement, sans que personne ait à y penser.

Outils mobilisés : Make, Brevo

10

Sauvegardes et accès mis en sécurité

Sauvegarde vérifiée, double authentification sur les comptes sensibles, mots de passe partagés proprement.

Risque réduit1 à 3 semaines

Ce qu'on nous décrit

Les devis, les plans et la comptabilité sont sur un ordinateur de bureau et un téléphone. Une panne de disque ou un rançongiciel arrête l'entreprise, et personne ne sait si la sauvegarde fonctionne.

Ce qu'on met en place

Un état des lieux simple sur cinq points : sauvegarde testée, double authentification sur la banque et la messagerie, mots de passe partagés dans un coffre plutôt que par message, postes à jour, accès des anciens salariés révoqués.

Comment ça se passe

Un état des lieux, un plan de cinq actions sur trente jours, une heure de sensibilisation avec l'équipe.

Ce que ça change

Une panne ou une attaque ne met plus l'activité à l'arrêt, et la restauration a été vérifiée au moins une fois.

Outils mobilisés : Google Workspace

Vous reconnaissez deux ou trois de ces situations ? Chiffrez ce qu'elles vous coûtent.

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Votre logiciel de devis fait son métier, nous faisons le reste

Les logiciels de gestion du bâtiment couvrent bien leur périmètre : le devis, la situation de travaux, la facturation. Notre rôle commence là où le leur s'arrête, c'est-à-dire au raccordement avec votre comptabilité, votre messagerie, votre agenda, vos photos de chantier et votre tableau de bord. Nous ne proposons ni remplacement ni migration forcée, sauf si l'outil en place bloque réellement, et nous le disons à ce moment-là.

TolteckObatBatappliMediabatCodialEBP Bâtiment

Et les outils auxquels nous les raccordons

Make
n8n
OpenAI
Pennylane
Airtable
Google Workspace
Brevo
Pipedrive

Notre méthode

Étape 1

Identification

Ressaisies manuelles, relances qui passent entre les mailles, fichiers dispersés, suivi client approximatif : lors d’un premier échange, nous identifions les tâches répétitives, les pertes d’information et les blocages qui vous coûtent du temps chaque semaine. Nous passons en revue vos processus, vos outils et votre organisation pour identifier précisément où se situent les pertes de temps.

Un premier échange gratuit et sans engagement, pour y voir plus clair.

Étape 2

Création d’un plan d’action

Nous créons un document pour vous, entièrement gratuit, contenant un récapitulatif des tâches chronophages, des processus dysfonctionnels et des blocages de votre quotidien que nous avons identifiés. Le document détaille ensuite ce que nous recommandons de traiter en priorité, avec quels outils, pour quel résultat et à quel budget.

Ce document est un point de départ. Vous choisissez ce qui a du sens pour votre activité.

Étape 3

Développement & Mise en place

Nous mettons en place les outils et les automatisations adaptés à votre activité, ou nous développons une solution sur mesure à un tarif abordable : application web ou mobile, tableau de bord, portail client, outil de gestion interne.

Nous restons en contact avec vous à chaque étape. Chaque outil est simple à utiliser et pensé pour s’intégrer naturellement dans votre quotidien.

Étape 4

Adoption

Du temps libéré, des données fiables, une vue d’ensemble sur votre activité. Ce qui vous prenait auparavant 2 heures chaque semaine se fait maintenant automatiquement en 5 minutes. Vous retrouvez de la clarté et du temps pour ce qui compte vraiment.

Notre engagement : des solutions qui fonctionnent réellement. Notre accompagnement se poursuit après le déploiement.

Réservez directement un créneau, ou répondez à quelques questions sur votre activité et on vous recontacte dans les 24 heures.

Pourquoi Agence Okapi

  • Installés à Tulle, en Corrèze. Déplacement sur les chantiers du Limousin et des départements voisins, intervention à distance partout en France.

  • Approche complémentaire de votre logiciel de gestion. Nous raccordons ce que vous avez déjà plutôt que de vous faire tout reprendre.

  • Une première amélioration en service en deux semaines, puis des étapes courtes qui produisent chacune leur résultat.

  • Un seul interlocuteur du premier échange à la mise en service, qui comprend le chantier et écrit lui-même les automatisations.

Références

Notre étude de cas dans le bâtiment est en cours de formalisation. Pour des références dans des secteurs voisins, notamment des équipes de terrain équipées d'applications mobiles de suivi, demandez-les nous lors du premier échange. Nous transmettons les coordonnées de dirigeants qui acceptent d'en parler.

Les questions que nous posent les artisans

Je suis équipé d'un logiciel de devis. Faut-il en changer ?

Non, et c'est rarement souhaitable. Votre logiciel fait son métier, nous le raccordons à votre comptabilité, votre messagerie et votre agenda, et nous automatisons les échanges entre eux. Quand un outil du marché répond mieux à un besoin que vous avez, nous le présentons avec ce qu'il apporte et ce qu'il coûte, et la décision reste la vôtre.

Combien ça coûte ?

Une automatisation ou une mise en place d'outil démarre à 500 € TTC. Un développement sur mesure se situe entre 5 000 et 30 000 € TTC selon son ampleur. Le diagnostic est gratuit et se termine par trois chiffres : le montant exact, le temps récupéré chaque semaine et ce que ce temps représente en euros sur l'année.

Combien de temps avant de voir un résultat sur le chantier ?

Deux semaines pour la première amélioration en service. Nous commençons par la tâche qui vous coûte le plus de temps, vous l'utilisez en conditions réelles, puis nous enchaînons sur la suivante. Chaque étape produit son résultat avant qu'on passe à la suite.

Mes compagnons ne sont pas à l'aise avec l'informatique.

C'est la contrainte principale, et elle oriente le choix des outils. Une application de chantier doit s'utiliser avec des gants, sur un écran sale, sans réseau, en moins de dix secondes. Nous testons toujours avec une personne de l'équipe avant de déployer, et nous changeons d'outil si la prise en main ne passe pas.

Ça fonctionne sans réseau sur un chantier ?

Oui. Les applications de terrain que nous mettons en place enregistrent en local et se synchronisent dès que le réseau revient. C'est ce qui permet de saisir un relevé, une photo ou un bon d'intervention dans un sous-sol et de le retrouver au bureau.

Que se passe-t-il lors du premier échange ?

Nous vous écoutons décrire une semaine type, vos outils et ce qui vous prend du temps. Il n'y a pas de présentation commerciale. À la fin, nous vous disons si nous pouvons aider, et vous recevez un plan d'action écrit et chiffré. Ce document est à vous, signé ou pas.

Parlons de votre semaine type

Décrivez-nous votre fonctionnement, nous identifions ce qui peut être automatisé chez vous et ce que ça vous rendrait.

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